Odpowiedzialność za prowadzenie dokumentacji zwykle spoczywa na sekretarzu. Stanowisko to nie wymaga specjalnego wykształcenia i często są na nie przyjmowani kandydaci z minimalnym doświadczeniem zawodowym. Ale zarządzanie dokumentami to odpowiedzialna i ważna sprawa; pomyślne funkcjonowanie przedsiębiorstwa w dużej mierze zależy od jego dokładności i poprawności.

Praca biurowa może być:

• ogólne - dotyczące głównego działalności firmy,
• personel – dla dokumentacji kadrowej prowadzonej przez dział personalny,
• tajemnica – spotykana w niektórych agencjach rządowych i posiadająca standardy postępowania,
• elektroniczny - gdy część informacji jest przekazywana w formacie cyfrowym.

Samodzielne opanowanie podstaw pracy biurowej nie jest trudne. Lepiej zacząć od najważniejszego i podstawowego dokumentu - listy spraw.

Nomenklatura przypadków

Jest to dokument zawierający listę wszystkich „zadań” w organizacji. W tym przypadku „biznes” oznacza zbiór dokumentów biznesowych tego samego rodzaju lub tematu.

Nomenklatura to system pozwalający na analizę działalności dokumentacyjnej przedsiębiorstwa. Aby go skompilować, musisz określić listę wszystkich dostępnych typów dokumentów. Następnie połącz je zgodnie ze wskazówkami. Każdemu typowi przypisany jest numer - kod; może składać się z kilku cyfr lub liter, na przykład numeru, roku lub nawet miesiąca publikacji, jeśli objętość dokumentów jest znaczna.

Na przykład: 01/BU/2017, gdzie 01 to numer kolejny, BU to księgowość, 2017 to rok. Wskazany jest także okres przechowywania oraz miejsce w archiwum, w którym plik zostanie tam przesłany. Nomenklatura może zostać zatwierdzona na określony czas – na rok, 3 lata lub 5 lat, jeśli nie przewiduje się żadnych zmian. Przed zatwierdzeniem treść nomenklatury musi zostać sprawdzona przez kierowników wydziałów w zakresie, w jakim odnoszą się one do ich pracy.

Nazewnictwo tworzone jest w celu wygodnej archiwizacji pism, a także wprowadzania spraw do systemu. Pomaga w krótkim zarysie podstaw pracy biurowej, odzwierciedla główne rodzaje dokumentów biznesowych, biorąc pod uwagę charakterystykę przedsiębiorstwa. Zwykle sporządza się go w formie tabeli – nazwa sprawy, kod (numer), miejsce w archiwum, okres przechowywania. Sprawy lepiej pogrupować według rodzaju i działu ich publikacji.

Rodzaje dokumentów w organizacji

Liczba spraw i rodzaje dokumentów są bezpośrednio związane ze specyfiką działalności firmy. Często obieg dokumentów jest podzielony na bloki, które realizują specjaliści w swoich obszarach pracy. Istnieje jednak lista typowa dla każdej firmy, zarówno komercyjnej, jak i państwowej:

Przychodzące – wszystko, co wchodzi do organizacji z zewnątrz – wszystko, co przyszło pocztą, kurierami, osobiście dostarczone przez przedstawicieli innych organizacji.

Wychodzące - wysyłane z organizacji - wszystko kierowane do innych osób prawnych, a także do osób fizycznych (odpowiedzi, pisma, decyzje).

Wewnętrzny - nie wykraczający poza granice organizacji, regulujący pracę przedsiębiorstwa (rozkazy, instrukcje, regulaminy, regulaminy itp.).

Z reguły dla każdego typu prowadzony jest oddzielny dziennik ewidencyjny, w którym odnotowuje się numer seryjny, datę, imię i nazwisko, skąd dokument pochodzi lub dokąd został wysłany oraz nazwisko osoby odpowiedzialnej.

Jeżeli dokumenty wydawane pracownikom są ewidencjonowane w dzienniku, przy odbiorze pozostawia się pole do podpisu. W dzienniku można także dokonać adnotacji, w którym aktu, zgodnie z nomenklaturą, składany jest odpis do przechowania.

Organizacja może także prowadzić dzienniki wewnętrznych podróży służbowych, ewidencję dostarczenia kluczy, godziny przyjazdu Miejsce pracy a nawet rozmowy telefoniczne. Czasami liczba ksiąg prowadzi do założenia dziennika ksiąg. Wszystko zależy od potrzeby i aktualnej praktyki w przedsiębiorstwie.

Magazyny należy ponumerować, zszyć i zapieczętować; ma to na celu wyeliminowanie możliwości wymiany arkusza.

Prowadzenie dokumentacji to podstawa pracy biurowej i obiegu dokumentów. Liczba czasopism i plików uzależniona jest od potrzeb firmy i chęci rejestrowania wszystkich dostępnych artykułów.

Regulamin obiegu dokumentów

Po opracowaniu nomenklatury spraw i wykazu niezbędnych czasopism zasadne jest sporządzenie Regulaminu obiegu dokumentów w organizacji. Jest to rozporządzenie wyjaśniające zasady gromadzenia, przekazywania, archiwizowania wszystkich istniejących dokumentów. Opisuje procedurę każdego przepływu dokumentacji i wyznacza termin jej przekazania z jednego działu do drugiego.

Przykładowy Regulamin

Przepis ten pomoże uniknąć zamieszania, przeniesienia odpowiedzialności i utraty ważnych dokumentów biznesowych. Dla każdego strumienia wyznaczona jest trasa – np.: publikacja, zatwierdzenie, rejestracja, przesłanie do odbiorcy, złożenie w archiwum.

Pieczęcie i znaczki

Często nowicjusze, i nie tylko oni, nie są w stanie określić, w jakich przypadkach pieczęć organizacji jest potrzebna, a w jakich nie. Odpowiedź jest bardzo prosta: formularze wychodzące są certyfikowane pieczęcią, bo obecność pieczęci potwierdza pochodzenie listu. Papiery wewnętrzne nie wymagają drukowania, ponieważ Podpis kierownictwa w tym przypadku jest wystarczający.

Przychodzące dokumenty, po ich zarejestrowaniu, przekazywane są menadżerowi, który podejmuje decyzję i wyznacza osobę odpowiedzialną za realizację lub odpowiedź. Nie potrzebują też pieczątki. Pieczęci i stempla nie należy mylić. Znaczki mogą być bardzo różne, od „Nr przychodzący...” do „Kopia jest prawidłowa” i nie mają mocy prawnej. Jest to jedynie narzędzie pomocnicze w pracy sekretarki.

Wyślij swoją dobrą pracę do bazy wiedzy jest prosta. Skorzystaj z poniższego formularza

Studenci, doktoranci, młodzi naukowcy, którzy wykorzystują bazę wiedzy w swoich studiach i pracy, będą Państwu bardzo wdzięczni.

Wstęp

Cele automatyzacji pracy biurowej i procesów obiegu dokumentów

Koncepcja „wsparcia dokumentacyjnego czynności zarządczych”

Podstawowe wymagania dotyczące sporządzania dokumentów zarządczych

Podstawowe metody ujednolicania i standaryzacji dokumentów zarządczych

Pojęcie „obiegu dokumentów” i jego organizacja

Wniosek

Literatura

Wstęp

Najwyższe kierownictwo zaczyna zdawać sobie sprawę z istotnego wpływu rozwiązań informatycznych na sam proces biznesowy i kulturę przedsiębiorstwa. Dlatego czuje się coraz bardziej pokrzywdzony w tym sensie, że zmuszony jest delegować istotne kwestie do wewnętrznych działów lub organizacji zewnętrznych. Ponadto pierwsze doświadczenia z pozafirmowymi usługami informatycznymi nie dają większych powodów do optymizmu co do skuteczności rozwiązywania tych problemów. Również bardzo ważne zajmuje się obiegiem dokumentów.

Dokumenty wykorzystywane są w różnych dziedzinach działalności, gałęziach wiedzy, sferach życia i są przedmiotem badań w wielu dyscyplinach naukowych. Treść pojęcia „dokument” ma zatem charakter wielowartościowy i zależy od branży, w której jest ono wykorzystywane oraz w jakim celu. Zatem dla prawników dokument jest przede wszystkim sposobem udowodnienia lub poświadczenia czegoś, dla historyka jest to źródło historyczne, dokumentalista cybernetyczny jest nośnikiem informacji, a specjaliści z zakresu zarządzania uważają go za nośnik informacji. środki rejestrowania i przekazywania decyzji zarządczych.

Cele automatyzacji pracy biurowej i procesów obiegu dokumentów

Zarządzanie organizacjami i przedsiębiorstwami opiera się na następujących procesach:

Odbieranie informacji, przetwarzanie ich;

Analiza, przygotowanie, podejmowanie decyzji;

Wdrażanie decyzji;

Rozliczanie i kontrola podjętych decyzji.

Procesy pracy biurowej i obiegu dokumentów traktowane są przede wszystkim jako dokumentalne odzwierciedlenie i wsparcie procesów zarządczych. W tym sensie pracę biurową i obieg dokumentów należy uznać za „wsparcie zarządzania dokumentacją” (DOU), tj. jako system procesów wtórnych, które zapewniają i odzwierciedlają procesy zarządzania.

Dokumentacja zarządcza obejmuje trzy główne zadania w odniesieniu do systemów oprogramowania automatyki:

Dokumentacja (tworzenie dokumentów wspierających i rejestrujących czynności zarządcze, tj. ich przygotowanie, wykonanie, koordynacja i produkcja);

Organizacja obiegu dokumentów (zapewnienie przepływu, wyszukiwania, przechowywania i wykorzystania dokumentów);

Usystematyzowanie archiwalnego przechowywania dokumentów (określenie zasad przechowywania informacji powstających w organizacji, ich wyszukiwania i wykorzystania do wspomagania decyzji zarządczych i procedur biznesowych).

Prowadzenie dokumentacji to zestaw środków zapewniających edukację przedszkolną przedsiębiorstwa lub organizacji. Tradycyjna organizacja pracy służb biurowych (takich jak zarządzanie przedsiębiorstwem, sekretariat, urząd, sektor pism i odwołań od obywateli, inne działy) ma na celu usprawnienie pracy z dokumentami i przewiduje następujące funkcje:

Wsparcie organizacyjne i dokumentacyjne działalności przedsiębiorstwa;

Organizacja jednolitej procedury pracy z dokumentami w działach;

Organizacja indywidualnego i wspólnego przygotowania merytorycznego dokumentów w działach;

Wymiana dokumentów wewnątrz i pomiędzy działami strukturalnymi organizacji;

Stworzenie ujednoliconych procedur technologicznych przekazywania i przetwarzania dokumentów w działach;

Stosowanie ujednoliconych formularzy do składania i przetwarzania dokumentów;

Rejestracja wszystkich dokumentów otrzymanych przez organizację, a następnie przekazanie korespondencji do kierownictwa i działów do rozpatrzenia;

Rejestracja przepływu dokumentów, w tym kierunków, uchwał, sprawozdań z realizacji, zatwierdzeń (zatwierdzeń);

Zapisywanie dokumentów do plików i wyodrębnianie ich z plików; zapewnienie bezpieczeństwa, ewidencji i wykorzystania dokumentów;

Wymiana informacji pomiędzy pracownikami jednego lub większej liczby pionów strukturalnych;

Monitorowanie terminowego wykonywania instrukcji najwyższych organów władzy państwowej, instrukcji i instrukcji kierownictwa organizacji, pism i odwołań obywateli, odwołań instytucji i organizacji;

Sprawdzanie prawidłowości i terminowości wykonania dokumentów;

Stworzenie odpowiednich warunków dokumentacji, wsparcie organizacyjne i techniczne pracy kierownictwa organizacji, terminowe dostarczanie kompletnych, dokładnych i wiarygodne informacje o stanie przygotowania i wykonania dokumentów i instrukcji;

Prowadzenie prac informacyjnych, referencyjnych i analitycznych w zakresie zagadnień wsparcia dokumentacyjnego dla kadry zarządzającej;

Otrzymywanie raportów, w tym statystycznych, na podstawie informacji o dokumentach i statusie ich realizacji.

Wszystkie powyższe funkcje są sformalizowane i zabezpieczone odpowiednimi normami państwowymi i branżowymi oraz materiałami regulacyjnymi, co stwarza podstawę do ich automatyzacji z wykorzystaniem informatycznych technologii informatycznych do przetwarzania dokumentów.

Stworzenie i wdrożenie systemu automatyzacji pracy biurowej i obiegu dokumentów (SADD) zmierza do osiągnięcia następujących celów:

w zakresie przetwarzania dokumentów:

Zapewnienie wzrostu efektywności i jakości pracy z dokumentami, usprawnienie obiegu dokumentów, zapewnienie kontroli wykonania;

Tworzenie warunków do przejścia od tradycyjnego zarządzania dokumentami papierowymi do technologii elektronicznej bez papieru;

kreacja niezbędne warunki zwiększyć udział intelektualnej pracy produktywnej w znaczącej i znaczącej pracy z dokumentami oraz zmniejszyć koszty pracy w przypadku rutynowych operacji;

Zapewnienie poprawy jakości dokumentów tworzonych w organizacji;

Eliminacja powielania pracy przy wprowadzaniu informacji o dokumencie w różnych obszarach pracy z nim;

w zakresie kontroli dyscypliny wykonawczej:

Zapewnienie zautomatyzowanej kontroli nad przepływem dokumentów w działach organizacji od momentu ich otrzymania lub utworzenia aż do zakończenia wysyłania lub rejestracji w sprawie, terminowe informowanie pracowników i kierownictwa o otrzymanych i utworzonych dokumentach, eliminowanie utraty dokumentów;

Zapewnienie zautomatyzowanej proaktywnej kontroli nad terminowością wykonywania dokumentów, instrukcji najwyższych organów władzy państwowej i administracji, instrukcji i instrukcji kierownictwa organizacji, szybkiego otrzymywania informacji o stanie realizacji i lokalizacji dowolnego dokumentu;

Skrócenie czasu potrzebnego na przejście i realizację dokumentów;

w zakresie organizacji dostępu do informacji:

Zapewnienie scentralizowanego przechowywania tekstów dokumentów sporządzonych w formie elektronicznej oraz ich obrazów graficznych, a także wszelkich materiałów z nimi związanych (karty rejestracyjne dokumentów, uchwały, dokumenty towarzyszące) z możliwością logicznego łączenia dokumentów związanych z jedną sprawą i szybkiego wyszukiwania ( wybór) dokumentów według tematycznego zestawu szczegółów.

Wprowadzenie systemu oprogramowania do automatyzacji biura i obiegu dokumentów tworzy bazę sprzętową i programową dla jednolitego systemu SADD obejmującego wszystkie działy organizacji. W takim przypadku osiągane są następujące cele:

Ujednolicona procedura indywidualnej i wspólnej pracy z dokumentami w oddziałach organizacji;

Łączenie wątków dokumenty elektroniczne pomiędzy działami organizacji;

Stosowanie wspólnego dla wszystkich organizacji systemu indeksowania (numerowania) dokumentów, ogólnych katalogów klasyfikatorów (takich jak lista organizacji, wykaz spraw), ujednoliconej formy rejestracji i karty kontrolnej dokumentów itp.;

Zapewnienie ujednolicenia dokumentacji zarządczej oraz ograniczenie liczby form i rodzajów jednolitych dokumentów.

Koncepcja „wsparcia dokumentacyjnego czynności zarządczych”

Norma terminologiczna definiuje „pracę biurową” jako dziedzinę działalności zapewniającą dokumentację i organizację pracy z dokumentami urzędowymi. Termin „papierologia” zgodnie z GOST R 51141-98 jest synonimem terminu „zarządzanie dokumentacją”, który wszedł do obiegu naukowego ponad 10 lat temu.

Dokumentacja– dyscyplina naukowa zajmująca się badaniem wzorców powstawania i funkcjonowania systemów dokumentacji zarządczej (DMS).

Tradycyjnie obszar działalności związany z przetwarzaniem dokumentów nazywany jest pracą biurową. Termin „praca biurowa” pojawił się w Rosji w drugiej połowie XVIII wieku. Powstał z połączenia słów „postępowanie w sprawie”. Jego znaczenie stanie się jasne, jeśli przypomnimy sobie, że termin „sprawa” pierwotnie oznaczał sprawę (sądową lub administracyjną) rozstrzyganą przez organ zarządzający. W konsekwencji przez pracę biurową rozumiano przede wszystkim rozpatrywanie (produkcję) spraw, czyli innymi słowy czynności związane z podejmowaniem decyzji w dowolnej sprawie. Znaczenie terminu „sprawa” jako zbioru dokumentów ma pochodzenie późniejsze. Dokumentacyjne wspomaganie zarządzania polega przede wszystkim na tworzeniu prawnie wiążących dokumentów, czyli dokumentacji, czyli utrwalaniu informacji na papierze lub innych nośnikach według zasad ustalonych przez przepisy prawa lub wypracowanych przez tradycję.

Dokumentacja może być prowadzona w języku naturalnym oraz w językach sztucznych z wykorzystaniem nowych mediów. Podczas dokumentowania w języku naturalnym tworzone są dokumenty tekstowe - dokumenty zawierające informacje o mowie, nagrane dowolnym typem pisma lub dowolnym systemem nagrywania dźwięku. Dokument pisany to tradycyjny dokument na papierze lub wideogram, czyli jego obraz na ekranie monitora.

Podczas tworzenia dokumentów wykorzystywane są narzędzia dokumentacyjne. Mogą być:

· proste narzędzia (długopisy, ołówki itp.);

· środki mechaniczne i elektromechaniczne (maszyny do pisania, magnetofony, dyktafony, sprzęt fotograficzny, filmowy i wideo itp.);

· technologia komputerowa.

Wynikiem dokumentacji jest dokument – ​​informacja utrwalona na nośniku materialnym, zawierająca szczegóły umożliwiające jej identyfikację. Nośnik to przedmiot materialny służący do zabezpieczenia i przechowywania na nim informacji mowy, dźwięku lub obrazu, także w postaci przetworzonej.

Dokumenty są głównymi nośnikami informacji zarządczych, naukowych, technicznych, statystycznych i innych. Dokumenty są nośnikami informacji pierwotnej; to w dokumentach informacja zostaje zapisana po raz pierwszy. Ta właściwość pozwala odróżnić dokumenty od innych źródeł informacji - książek, gazet, czasopism itp., zawierających przetworzone, wtórne informacje.

Każdy dokument jest elementem systemu dokumentacji bardziej niż wysoki poziom. Przez system dokumentacji rozumie się zbiór dokumentów powiązanych ze sobą według cech pochodzenia, przeznaczenia, rodzaju, dziedziny działalności, jednolite wymagania do ich projektu. Tak jak litery tworzą alfabet, tak poszczególne typy i odmiany dokumentów tworzą system dokumentacji. Do tej pory w naukach o dokumentach nie ma spójnej klasyfikacji systemów dokumentacji, rodzajów i odmian dokumentów, lecz stosuje się jej empirycznie opracowaną wersję.

Przypisanie dokumentów do konkretnego systemu rozpoczyna się od podziału wszystkich dokumentów na dokumenty urzędowe i dokumenty pochodzenia osobistego. Do tych ostatnich zalicza się dokumenty utworzone przez osobę poza zakresem jej czynności służbowych lub wykonywania obowiązków publicznych: korespondencja osobista, wspomnienia (pamiętniki), pamiętniki.

Dokumenty urzędowe w zależności od obszaru, któremu służą ludzka aktywność dzielą się na zarządcze, naukowe, techniczne (projektowe), technologiczne, produkcyjne itp. Dokumenty zarządcze stanowią rdzeń dokumentacji instytucjonalnej, zapewniają sterowalność obiektów, zarówno w obrębie państwa, jak i pojedynczej organizacji. Dokumenty zarządcze reprezentowane są przez następujące główne typy (systemy) dokumentacji:

* dokumentacja organizacyjno-prawna;

* dokumentacja planistyczna;

* dokumentacja administracyjna;

* dokumentacja informacyjna i referencyjna oraz referencyjna i analityczna;

* dokumentacja sprawozdawcza;

* dokumentacja umowna;

* dokumentacja kadrowa (personel);

* dokumentacja do wsparcia finansowego (księgowość i raportowanie);

* dokumentacja logistyczna;

* dokumentacja dotycząca wsparcia dokumentacyjnego i informacyjnego działalności instytucji itp.;

* dokumentacja dotycząca głównej działalności instytucji, organizacji lub przedsiębiorstwa, np Zakład produkcyjny-- jest to dokumentacja produkcyjna (technologiczna i dokumentacja projektowa itp.), w placówce medycznej – dokumentacja medyczna (dokumentacja medyczna, dokumenty ubezpieczeniowe itp.), na uczelni – dokumentacja dot wyższa edukacja(programy nauczania, arkusze egzaminacyjne itp.).

Organizacja pracy z dokumentami- jest to organizacja obiegu dokumentów instytucji, przechowywanie dokumentów i ich wykorzystanie w bieżącej działalności.

Przepływ dokumentów to zespół powiązanych ze sobą procedur zapewniających przepływ dokumentów w instytucji od momentu ich utworzenia lub otrzymania aż do zakończenia realizacji lub wysyłki. W celu racjonalnej organizacji obiegu dokumentów wszystkie dokumenty dzieli się na obiegi dokumentów, np.: dokumenty zarejestrowane i niezarejestrowane, dokumenty przychodzące, wychodzące i wewnętrzne, dokumenty przychodzące lub wysyłane do organizacji wyższych, dokumenty wysyłane lub przychodzące z organizacji podległych itp. 11 przez obieg dokumentów rozumiany jest zbiór dokumentów, spełniający określony cel w procesie obiegu dokumentów.

Jedną z najważniejszych funkcji w organizacji pracy z dokumentami jest rozliczanie dokumentów. Rozliczanie dokumentów zapewnia ich rejestracja - rejestrowanie danych księgowych o dokumencie w określonej formie, rejestrowanie faktu utworzenia dokumentu, jego wysłania lub otrzymania. Oprócz uwzględniania dokumentów, ich rejestracja pozwala na monitorowanie realizacji dokumentów, a także wyszukiwanie dokumentów na żądanie działów i pracowników instytucji.

System przechowywania dokumentów to zespół sposobów ewidencji i systematyzacji dokumentów w celu ich odnalezienia i wykorzystania w bieżącej działalności instytucji. W przypadku systemu przechowywania dokumentów najważniejszymi pojęciami są pojęcia „nomenklatury spraw” i „spraw”. Nomenklatura spraw to usystematyzowany wykaz tytułów spraw powstały w toku pracy biurowej instytucji, ułożony w określonej kolejności, wskazującej okresy ich przechowywania, natomiast sprawa to zbiór dokumentów (lub dokumentów) związanych z jedną sprawą, umieszczonych w osobna okładka.

Podstawowe wymagania dotyczące sporządzania dokumentów zarządczych

Każdy dokument składa się z odrębnych elementów informacyjnych, zwanych szczegółami (podpis, pieczęć, nazwa rodzaju dokumentu itp.). Zbiór szczegółów umiejscowionych w dokumencie w określony sposób stanowi o jego formie. Formularz charakterystyczny dla określonego zestawu dokumentów nazywany jest formularzem standardowym, na przykład dla wszystkich dokumentów zarządczych standardowy formularz ustala GOST 6.10.5-87.

Przykładowy formularz jest opracowywany podczas tworzenia systemu dokumentacji i stanowi graficzny model lub schemat budowy dokumentu. Ustawia formaty, rozmiary pól, lokalizację szczegółów stałych i zmiennych.

Najbardziej kompletne wymagania dotyczące składu i wykonania szczegółów określone są w dwóch rozporządzeniach - Państwowym Systemie Wspomagania Dokumentacji dla Zarządzania i GOST Federacji Rosyjskiej 6,30-97 „USD. systemu ORD. Wymogi dokumentacyjne." Ustalają niemal maksymalny zestaw szczegółów każdego dokumentu zarządczego i jego umiejscowienie na papierze. W sumie zamontowano 29 detali. Ponieważ jednak konkretny skład szczegółów zależy od rodzaju dokumentu, a niektóre z nich wzajemnie się wykluczają, na konkretnym dokumencie z pewnością będzie mniej szczegółów.

Szczegóły są następujące:

01 -- godło narodowe Federacja Rosyjska;

02 - herb podmiotu wchodzącego w skład Federacji Rosyjskiej;

03 - godło organizacji lub znak towarowy (znak usługowy);

04 - kod organizacji;

05 -- kod formularza dokumentu;

06 – nazwa organizacji;

07 – informacje referencyjne o organizacji;

08 -- nazwa typu dokumentu;

09 -- data dokumentu;

10 - numer rejestracyjny dokumentu;

12 – miejsce sporządzenia lub publikacji dokumentu;

13 – ograniczenie dostępu do dokumentu;

14 – adresat;

15 - pieczęć zatwierdzenia dokumentu;

16 - uchwała;

17 -- tytuł tekstu;

18 - znak kontrolny;

19 – tekst dokumentu;

20 - znak o obecności aplikacji;

21 -- podpis;

22 - pieczęć zatwierdzenia dokumentu;

23 - zatwierdzenie dokumentu wizowego;

24 -- druk;

25 - znak na poświadczeniu kopii;

26 – znak o wykonawcy;

27 – notatka o wykonaniu dokumentu i przesłaniu go do akt;

28 - znak otrzymania dokumentu przez organizację;

29 -- znak automatycznego wyszukiwania dokumentów.

Godło państwowe Federacji Rosyjskiej(01) jest przedstawiany wyłącznie w przypadkach przewidzianych przez prawo, na dokumentach ministerstw, departamentów, a także organów sądowych, prokuratorskich, arbitrażowych, organów rządowych, najwyższych organów zarządzających itp.

Herb podmiotu wchodzącego w skład Federacji Rosyjskiej(02) umieszczone na formularzach dokumentów zgodnie z akty prawne podmiotami Federacji Rosyjskiej. W takim przypadku wskazane jest również podanie na pasku dokumentu nazwy państwa - Federacji Rosyjskiej.

Godło organizacji(03) to symboliczny obraz graficzny. Z reguły znak towarowy używany jest jako godło. Wizerunek godła ułatwia odnalezienie dokumentu, nie wolno zastępować godłem nazwy przedsiębiorstwa lub instytucji. Godło umieszcza się zwykle na lewym marginesie na poziomie nazwy organizacji lub na niej Górny margines dokument; Możliwe są również inne opcje, w tym obraz tła na papierze „markowym”. Wymiary godła określa kierownictwo organizacji. Godło musi zostać zarejestrowane w określony sposób i nie może pojawiać się w dokumencie, chyba że organizacja ma oficjalne zezwolenie. Godła nie powiela się także przy umieszczaniu herbów na papierze firmowym organizacji.

Kod organizacji(04) przez Klasyfikator ogólnorosyjski organizacje i przedsiębiorstwa (OKNO) posiadają wszystkie zarejestrowane przedsiębiorstwa. Jest to swego rodzaju potwierdzenie kompetencji organizacji. Kod ten można wcześniej umieścić na papierze firmowym organizacji – w sposób typograficzny.

Kod formularza dokumentu(05) zgodnie z Ogólnorosyjskim Klasyfikatorem Dokumentacji Zarządczej (OKUD) musi odpowiadać kodowi zawartemu w klasyfikatorach dokumentacji zarządczej. Dane te wprowadza się przy sporządzaniu konkretnego dokumentu.

Nazwa firmy(06), który jest autorem dokumentu, musi odpowiadać nazwie zawartej w nim dokumenty założycielskie. Nad nazwą organizacji należy podać skróconą lub pełną nazwę organizacji macierzystej, związku, stowarzyszenia (jeśli istnieje). Wszystkie te nazwy podane są w mianowniku.

Podstawowe informacje o organizacji(07) są wskazane wyłącznie w pismach urzędowych. Należą do nich: indeks przedsiębiorstw telekomunikacyjnych, adres pocztowy i telegraficzny, telepis, telefon, faks, teleks, e-mail, rachunki bankowe itp. Dokładny skład tych informacji oraz zasady ich sporządzania nie zostały ustalone.

Nazwa typu dokumentu(08) jest jednym z najważniejszych szczegółów, gdyż pozwala ocenić przeznaczenie dokumentu, określa kompozycję jego szczegółów i strukturę tekstu. Nazwa rodzaju dokumentu musi odpowiadać kompetencjom jego autora i treści dokumentu. Reguluje to Regulamin organizacji (statut), jest umieszczany na wszystkich dokumentach, z wyjątkiem listów i faksów, i musi być zgodny z Państwową Budżetową Instytucją Oświaty, OKUD.

Data dokumentu(09) jest jednym z głównych szczegółów zapewniających jego moc prawną. Datą dokumentu jest data jego podpisania lub zatwierdzenia, dla protokołu – data posiedzenia. Jeżeli autorami dokumentu jest kilka organizacji, datą dokumentu jest najpóźniejsza data podpisania.

Numer rejestracyjny dokumentu(10) to symbol, pod którym dokument jest wprowadzany do systemu wyszukiwania informacji organizacji. W przypadku dokumentów wewnętrznych (np. zamówień) jest to zazwyczaj numer seryjny sprawy z początku roku. W przypadku dokumentów wychodzących składa się on z indeksu jednostki strukturalnej, numeru sprawy zgodnie z nomenklaturą, w której będzie przechowywana kopia dokumentu po jego wysłaniu, oraz numeru seryjnego dokumentu. Procedurę rejestracji oraz specyficzną strukturę indeksów dokumentów regulują wewnętrzne instrukcje.

Miejsce sporządzenia lub publikacji dokumentu(12) należy wskazać, jeżeli na podstawie danych trudno jest określić „nazwę organizacji” i „informacje referencyjne o organizacji”. Wskazane jest umieszczenie tej informacji na wszystkich dokumentach. Miejsce opracowania lub publikacji wskazuje się z uwzględnieniem przyjętego podziału administracyjno-terytorialnego.

Pieczęć ograniczenia dostępu do dokumentu(13) umieszcza się, jeżeli dokument zawiera informacje o ograniczonym dostępie, tj. informacje tajne lub poufne.

Miejsce docelowe(14) jest wskazany głównie na dokumentach wychodzących, za co odpowiada pracownik techniczny wysyłający i odbierający dokumenty. Obecność tego szczegółu jest konieczna do weryfikacji z adresem na opakowaniu. Jeżeli adres na dokumencie nie zgadza się z adresem na paczce, dokument zostaje zwrócony nadawcy.

Pieczęć zatwierdzenia(15) jest wskazany w wydanych dokumentach administracyjnych oraz w dokumentach zatwierdzonych przez właściwe władze lub urzędników.

W postanowienia(16) instrukcje kierownika dotyczące wykonania dokumentu są rejestrowane. Uchwałę spisuje się odręcznie i umieszcza w prawym górnym rogu nad tekstem dokumentu. Jeżeli na dokumencie znajduje się więcej niż jedna uchwała, wówczas drugą i kolejne rozdzielczości umieszcza się na dowolnym wolnym miejscu na przedniej stronie dokumentu.

Tytuł do tekstu(17) jest obowiązkowym szczegółem we wszystkich dokumentach. Powinien być możliwie krótki i precyzyjny oraz odzwierciedlać treść dokumentu. Tytuł jest niezbędny do skutecznego wyszukiwania i rejestracji dokumentów bez konieczności wcześniejszego czytania całego tekstu. Jedna linia tytułu nie może zawierać więcej niż 28 znaków; na końcu nie może być kropki. Tytuł powinien być gramatycznie spójny z nazwą typu dokumentu i odpowiadać na pytanie „o czym?” albo co?"

Znak kontrolny(18) umieszcza się na dokumentach, których wykonanie podlega szczególnej kontroli w imieniu zarządzającego. Znak kontrolny nanosi się w formie litery „K” za pomocą kolorowego (czerwonego, niebieskiego, zielonego) ołówka, pisaka lub specjalnego stempla „Kontrola”. Lokalizacja jest definiowana na lewym marginesie dokumentu, na poziomie nagłówka.

Tekst dokumentu(19) jest sporządzone w języku rosyjskim lub w języku narodowym zgodnie z ustawodawstwem Federacji Rosyjskiej i podmiotów Federacji Rosyjskiej w sprawie języków państwowych.

Zaznaczanie obecności aplikacji(20) umieszcza się przed podpisem i zawiera wykaz załączników lub wskazanie ich liczby.

Podpis(21) jest jednym z głównych sposobów uwierzytelniania dokumentów. Jest to wymóg obowiązkowy. Dokument podpisuje osoba odpowiedzialna za treść tego dokumentu.

Z reguły podpisywany jest tylko pierwszy egzemplarz dokumentu. Dane obejmują: nazwę stanowiska osoby podpisującej dokument (pełne, jeśli dokument nie jest sporządzany na papierze firmowym organizacji i skracane, jeśli używany jest formularz). jego podpis osobisty oraz transkrypcja podpisu (inicjały i nazwisko) bez cudzysłowu i nawiasów.

Pieczęć zatwierdzenia(22), tj. wstępne rozpatrzenie kwestii zawartych w projekcie dokumentu, umieszcza się pod wymaganym „podpisem” lub na odrębnym arkuszu akceptacji.

Wizy(23) - dane nie są sformalizowane, wprowadzane są zgodnie z procedurą przyjętą w organizacji.

Znaczki Najwięcej znajduje się (24), potwierdzające autentyczność podpisów ważne dokumenty przewidziane przepisami specjalnymi. Dokumenty tego typu poświadczają prawa jednostki, dokumentują fakty dotyczące zasobów finansowych itp. Pieczęć powinna być czytelna, w miarę możliwości zakrywać część stanowiska pracy lub znajdować się w wolnej przestrzeni dokumentu.

Oznaczenie na poświadczeniu kopii dokumentu(25), aby nadać mu moc prawną, składa się z wpisu poświadczenia „True”, nazwy stanowiska pracownika, który poświadczył kopię, jego podpisu własnoręcznego, jego odpisu i daty poświadczenia.

Notatka artysty(26) jest niezbędne do niezwłocznego skontaktowania się z osobą, która sporządziła dokument, w celu wyjaśnienia i doprecyzowania kwestii poruszonych w dokumencie. Dane te obejmują nazwisko (lub nazwisko, imię, nazwisko rodowe) wykonawcy dokumentu i jego numer telefonu. Znak dotyczący wykonawcy umieszcza się zgodnie ze standardem z przodu lub tylna strona ostatni arkusz dokumentu w lewym dolnym rogu.

Notatka o wykonaniu dokumentu i przesłaniu go do akt(27) nakleja się na sporządzone dokumenty, które podlegają wpisaniu do akt w celu późniejszego przechowywania i wykorzystania w celach referencyjnych. Umieszczony jest na pierwszej stronie dokumentu.

Zaznacz po otrzymaniu dokumentu przez organizację(28) umieszcza się, jeśli to możliwe, na pierwszej kartce dokumentów przychodzących, zwykle za pomocą stempla. Dane te obejmują nazwę organizacji przyjmującej, datę otrzymania dokumentu i numer rejestracji przychodzącej.

Pole wyboru automatycznego wyszukiwania dokumentów(29) może zawierać nazwę dysku, katalogu i pliku zawierającego dokument oraz inne dane wyszukiwania.

Podstawowe metody ujednolicania i standaryzacji dokumentów zarządczych

W działalności zarządczej wykorzystuje się dokumenty podobne, powtarzalne oraz dokumenty oryginalne, które nie mają odpowiedników. Dokumenty tego samego typu można ujednolicać i standaryzować.

Ujednolicenie dokumentów zarządczych tego samego typu polega na ustaleniu jednolitości ich składu i formy.

Standaryzacja jest formą prawnego utrwalenia wyników unifikacji. W praktyce doskonalenia wsparcia dokumentacyjnego dla czynności zarządczych opracowywane są państwowe standardy w zakresie terminologii pracy biurowej i archiwizacji oraz wymagań dotyczących sporządzania i wykonywania dokumentów zarządczych. Obecnie obowiązują dwie normy: GOST R 6.30-97 „Ujednolicone systemy dokumentacji. Ujednolicony system dokumentacji organizacyjno-administracyjnej. Wymagania dotyczące przygotowania dokumentów” oraz GOST R 51141-98 „Praca biurowa i archiwizacja. Warunki i definicje".

Głównym celem unifikacji i standaryzacji jest stworzenie takich form dokumentów, których stosowanie będzie opłacalne i poprawi ogólną kulturę zarządzania.

Przedmiotami unifikacji i standaryzacji działań zarządczych są:

· terminy i definicje stosowane podczas pracy z informacją zarządczą;

· struktury organizacyjne organizacje, instytucje i przedsiębiorstwa;

· funkcje zarządzania;

· dokumentacja zarządcza.

Dokumenty od dawna stały się przedmiotem unifikacji i standaryzacji. W ZSRR pierwsze standardy pojawiły się w latach 1929-1931. Od tego czasu prowadzone są ciągłe i sporadyczne prace mające na celu ujednolicenie i standaryzację dokumentów. W ostatnich dziesięcioleciach w tę pracę zaangażowane były wszystkie wiodące ministerstwa i departamenty.

W pracach nad ujednoliceniem dokumentów, zwłaszcza handlu zagranicznego, bierze udział kilkanaście organizacji międzynarodowych, w tym Komitet Rozwoju Handlu Zagranicznego Europejskiej Komisji Gospodarczej (EEC), Międzynarodowa Organizacja Normalizacyjna (ISO), itp.

Rola i znaczenie ujednolicenia i standaryzacji dokumentów wzrosła szczególnie w związku z wykorzystaniem technologii komputerowej w zarządzaniu.

Ujednolicenie dokumentów zarządczych polega na ujednoliceniu składu dokumentów tworzonych przy rozwiązywaniu problemów zarządczych oraz form dokumentów.

Ujednolicenie składu dokumentów organizacji polega na wybraniu i ujednoliceniu zestawu dokumentów niezbędnych i wystarczających do rozwiązania problemów zarządczych. W wyniku ujednolicenia składu dokumentów wykluczone zostają formy dokumentów, które nie wynikają z rzeczywistych potrzeb zarządzania, a skład dokumentów organizacji może zostać znacząco zredukowany.

Ujednolicenie form dokumentów polega na wybraniu i skonsolidowaniu w ujednoliconych formach dokumentów wskaźników informacyjnych i szczegółów odpowiadających celowi dokumentów oraz ustaleniu jednolitych wymagań dotyczących ich przygotowania i wykonania.

Wyniki ujednolicenia składu dokumentów są konsolidowane w Tabeli formularzy dokumentów stosowanych w działalności organizacji, a wyniki ujednolicenia formularzy dokumentów są wyrażone w Albumie formularzy dokumentów stosowanych w działalności organizacji .

Pojęcie „obiegu dokumentów”i jego organizacja

Przepływ dokumentów– jest to przepływ dokumentów od momentu ich otrzymania lub utworzenia aż do zakończenia realizacji, przesłania adresatowi lub złożenia ich do przechowywania.

Aktualne przepisy i podręczniki metodyczne, w tym GSDOU, uważają za przedmiot regulacji obieg dokumentów organizacji jako całości, a zatem przepływ dokumentów przychodzących, wewnętrznych i wychodzących.

Obieg dokumentów można podzielić na następujące etapy:

* przekazywanie przetwarzania dokumentów otrzymanych przez organizację;

* wstępna weryfikacja dokumentów przez obsługę przedszkola;

* organizacja racjonalnego przepływu dokumentów w organizacji;

* przetwarzanie spedycyjne wykonanych i wysłanych dokumentów.

Obsługa korespondencji jest dość tradycyjna i z reguły nie nastręcza trudności przy zachowaniu określonych zasad.

Słusznie preferuje się scentralizowaną ekspedycję, w ramach której przetwarzana jest cała korespondencja. Pozwala to zwiększyć wydajność pracy, dokładniej określić wymagany personel i lepiej rejestrować dokumenty.

Przy tej organizacji działalności korespondencja dostarczana przez kurierów, odbierana pocztą, faksem, telegrafem lub w inny sposób musi być odbierana i przetwarzana przez specjalnie wyznaczonego urzędnika: sekretarza spółki, pracownika działu obsługi dokumentacji zarządczej (biuro, dział ogólny, itp.). Aby zapewnić księgowość i pełnoprawny system wyszukiwania informacji, należy mu również przekazać dokumenty otrzymane przez pracowników organizacji poza jej granicami (podczas podróży służbowych, na spotkaniach itp.). Celem pierwszego etapu jest odnotowanie samego faktu otrzymania dokumentów (w razie potrzeby czasu).

Kolejny etap przekazywania dokumentów otrzymanych przez organizację w dużej mierze zależy od całej konfiguracji obsługi dokumentacji. Jego główne znaczenie to szybkie otrzymanie dokumentów przez wykonawców i utworzenie pełnoprawnego aparatu naukowego i referencyjnego.

Istotną rezerwą na skrócenie czasu i uprawnień do przekazywania dokumentów jest wstępne sprawdzenie dokumentów utworzonych przez Państwową Instytucję Oświatową Instytucji Oświatowych w obsłudze przedszkolnej placówki oświatowej i podział dokumentów na tym etapie na strumienie:

* do obowiązkowego rozpatrzenia przez kierownictwo organizacji zgodnie z podziałem obowiązków;

* nie wymagają uchwały zarządu i przesyłane są do jednostek strukturalnych do wykonawców.

Podczas przeglądu otrzymanego dokumentu brane jest pod uwagę:

* znaczenie jego treści;

* złożoność i nowość postawionych pytań;

* termin wykonania dokumentu;

* rodzaj dokumentu: prawo, nakaz, pismo, raport itp.

Znaczącą część obiegu dokumentów w organizacji stanowią różnego rodzaju projekty dokumentów, które wymagają koordynacji, podpisania czy zatwierdzenia. Choć wszystkie te etapy przygotowania dokumentu można odnotować w Karcie Formularzy Dokumentów, to z reguły wykonują je pracownicy działu przygotowującego dokument, a obsługa placówki wychowania przedszkolnego kontroluje jedynie terminowość i poprawność (kompletność) ich wykonania podczas rejestracji.

Aby zoptymalizować i ograniczyć przepływ dokumentów, warto się rozwijać instrukcje technologiczne(schematy), w których kolejność sporządzania najczęściej spotykanych dokumentów, ich koordynacja, podpisywanie i zatwierdzanie jest określona w wizualnej formie graficznej. Diagramy mogą wskazywać alternatywne rozwiązania, lokalizację konkretnych urzędników, a nawet godziny pracy. ten przypadek.

Lepiej jest scentralizować przetwarzanie wykonanych i wysłanych dokumentów w ramach jednej wyprawy organizacji.

Obsługa spedycyjna przesłanych dokumentów obejmuje sortowanie, pakowanie, rejestrację przesyłka pocztowa i dostarczenie na pocztę. Przeprowadza się ją zgodnie z aktualnie obowiązującymi Regulaminami świadczenia usług pocztowych i należy ją przeprowadzić tego samego dnia lub nie później niż następnego dnia roboczego.

Wniosek

Dokumenty są zatem głównymi nośnikami informacji zarządczych, naukowych, technicznych, statystycznych i innych. Dokumenty są nośnikami informacji pierwotnej; to w dokumentach informacja zostaje zapisana po raz pierwszy.

Dokumenty tworzące jeden system dokumentacji łączy jedność zamierzony cel i wspólnie dostarczają dokumentację dotyczącą określonej funkcji zarządzania lub rodzaju działalności.

Istnieje szereg wymagań dotyczących sporządzania dokumentów zarządczych, które należy spełnić.

W celu optymalizacji przepływu dokumentów wskazane jest ustalenie jednolitej procedury przekazywania dokumentów do przetwarzania np. przez osobę odpowiedzialną za obsługę dokumentacji w jednostce strukturalnej.

Literatura

1. Prowadzenie ewidencji i archiwizacja. Warunki i definicje. -- M.: 2004.

2. Ujednolicone systemy dokumentacji. Nadawanie mocy prawnej dokumentom na nośnikach komputerowych i typografiom tworzonym za pomocą technologii komputerowej. Podstawowe postanowienia. -- M.: Wydawnictwo Standardy, 2007.

3. Systemy Informacyjne w ekonomii: podręcznik. / wyd. prof. V.V. Kutas. -- M.: Finanse i statystyka, 2006.

4. Korneev I.K., Godina T.A. Technologie informacyjne w zarządzaniu: Podręcznik. podręcznik dla uniwersytetów / Państwowego Uniwersytetu Pedagogicznego. - M.: ZAO Finstatinform, 2004.

5. Magazyn „Biuro”, 2004.

Podobne dokumenty

Koncepcja i rozwój obiegu dokumentów. Podstawowe zasady organizacji obiegu dokumentów w zakładzie OJSC Magnezit. Schemat ruchu i technologia przetwarzania dokumentów. Rejestracja dokumentów. Kontrola wykonania dokumentu.

praca na kursie, dodano 09.04.2007


Podstawowe dokumenty dotyczące regulacji pracy biurowej i archiwizacji w Republice Kazachstanu. Praca biurowa dalej język państwowy. Ramy regulacyjne Jednolitego Systemu elektroniczne zarządzanie dokumentacją Republika Kazachstanu.

test, dodano 14.04.2007


Opracowanie modelu funkcjonalnego systemu z wykorzystaniem BPwin. Funkcje projektowania systemu z wykorzystaniem platformy 1C: Document Flow. Opracowanie interfejsu użytkownika i wstępna konfiguracja elektronicznego zarządzania dokumentacją dla Lazkom LLC.

praca na kursie, dodano 15.12.2015


Dokumentowanie działalności organizacji. Organizacja obiegu dokumentów. Odbiór i wysyłka. Rejestracja. Kontrola wykonania. Klasyfikacja i systematyzacja dokumentów. Tworzenie spraw. Badanie wartości dokumentów.

raport z praktyki, dodano 13.09.2007


Aspekty wykonawcze systemy automatyczne obieg dokumentów i praca biurowa. Problem świadomości. Problemy organizacyjne. Problemy psychologiczne. Problem personalny. Automatyki biurowej.

streszczenie, dodano 10.05.2006


Nowoczesne rozwiązania obieg dokumentów należy rozpatrywać na styku technologii elektronicznej i papierowej. Złożony charakter tego z góry determinuje jego sprzeczny charakter, oba elementy wpływają na siebie w poszukiwaniu skutecznego rozwiązania.

artykuł, dodano 19.04.2006


Elektroniczne zarządzanie dokumentacją: informacje ogólne. Wymagania dotyczące systemów elektronicznego zarządzania dokumentacją i ich elementów funkcjonalnych. Model stanu dokumentu. Model cyklu życia dokumentu. Organizacja pracy grupowej z dokumentami.

praca na kursie, dodano 09.06.2006


Główne etapy obiegu dokumentów. Kontrola nad wykonaniem dokumentów. Przeniesienie dokumentów do archiwum. Dokument jako nośnik informacji jest nieodzownym elementem wewnętrznej organizacji każdej instytucji, przedsiębiorstwa czy firmy.

praca na kursie, dodano 15.09.2007


Klasyfikacja sprzętu biurowego. Środki do produkcji, przechowywania, transportu i przetwarzania dokumentów. Narzędzia do kopiowania i odtwarzania dokumentów. Środki komunikacji administracyjnej i zarządczej. Systemy komputerowe w sprzęcie biurowym.

streszczenie, dodano 04.05.2003


Główne rodzaje formularzy i wymagania dotyczące ich projektowania. Charakterystyka dokumentów zaliczanych do grupy dokumentów administracyjnych zarządu. Wymagania dotyczące ich projektowania. Zasady sporządzania pełnomocnictwa urzędowego i listu gwarancyjnego.

Praca w biurze(zgodnie z GOST R-51141-98 „Praca biurowa i archiwizacja. Terminy i definicje”, zatwierdzone dekretem Państwowego Standardu Federacji Rosyjskiej z dnia 27 lutego 1998 r. nr 28 - jest to gałąź działalności zapewniająca dokumentację i Organizacja pracy z dokumentami urzędowymi to czynności obejmujące zagadnienia związane z dokumentacją i organizacją pracy z dokumentami w procesie realizacji działań zarządczych. Zatem praca biurowa składa się z dwóch nierozerwalnie powiązanych ze sobą elementów (ryc. 1.1.):

• - dokumentacja - utrwalanie informacji na różnych nośnikach wg ustalone zasady;
• - organizacja pracy z dokumentami, która polega na organizowaniu obiegu dokumentów, przechowywaniu i wykorzystywaniu dokumentów w bieżącej działalności przedsiębiorstwa.

Rysunek 1.1. Komunikacja komponentów w pracy biurowej

Dlatego możemy rozróżnić dwa komponenty praca biurowa: dokumentowanie czynności i organizowanie pracy z dokumentami urzędowymi.

W praktyce organizacja powinna ustalić jednolitą procedurę sporządzania dokumentów i pracy z nimi. Zasady pracy z dokumentami w konkretnym przedsiębiorstwie to system zarządzania biurem, który jest zbiorem: ogólnie przyjętych zasad przetwarzania dokumentów i technik pracy z dokumentami konkretnego przedsiębiorstwa.

We współczesnych organizacjach są następujące Funkcje Praca w biurze:

- rejestracja dokumentów, jest potwierdzeniem faktu utworzenia lub otrzymania dokumentu w określonym czasie poprzez wprowadzenie go do formularza rejestracyjnego, nadanie numeru i zapisanie podstawowych danych o dokumencie, co pozwala na utworzenie bazy danych wszystkich dokumentów danego dokumentu organizację późniejszej kontroli oraz prac informacyjnych i referencyjnych. Jak wynika z definicji, rejestracja przede wszystkim nadaje dokumentowi moc prawną. Jeżeli otrzymany dokument nie zostanie zarejestrowany, fakt otrzymania nie zostanie potwierdzony, wówczas organizacja nie ponosi za niego odpowiedzialności. Rejestracji podlegają wszystkie dokumenty wymagające księgowości, wykonania i wykorzystania do celów referencyjnych (administracyjne, planistyczne, sprawozdawcze, księgowe, statystyczne, księgowe, finansowe itp.), zarówno tworzone, jak i wykorzystywane w organizacji oraz wysyłane do innych organizacji; pochodzące od przełożonych, podległych i innych organizacji i osób.

Ale są też dokumenty niezarejestrowane, które zazwyczaj obejmują: reklamy i listy gratulacyjne zaproszenia, programy seminariów, spotkań i konferencji, publikacje drukowane, przesyłki oznaczone „osobiście”, kopie dokumenty regulacyjne, uchwały i zarządzenia organów rządowych itp.

- koordynacja dokumenty, zestaw działań mających na celu zapewnienie opracowania, prawidłowego wykonania i egzekucji decyzji podjętych w najważniejszych obszarach działalności. W procesie zatwierdzania konieczna jest wszechstronna analiza czynników prawnych, ekonomicznych i finansowych mających wpływ na podejmowanie decyzji, aby zminimalizować możliwe ryzyko i zapewnić wykonanie decyzji. Główną cechą zatwierdzenia jest czas i droga przepływu dokumentów, tj. jeden ze znaków przepływu dokumentów.

W tej chwili istnieją trzy cechy koordynacji.

Po pierwsze: do zatwierdzenia należy przesłać projekt dokumentu w pełni przygotowany i wykonany zgodnie z zasadami ustalonymi przez organizację.

Po drugie: twórca dokumentu, który opracował decyzję zarządczą, odpowiada za realizację procesu zatwierdzania projektu określonego rodzaju lub odmiany dokumentu, czyli monitorowanie przestrzegania procedury i ogólnych terminów zatwierdzenia, z uwzględnieniem uwag zatwierdzającego działów i ich odzwierciedlenie w tekście projektu.

Po trzecie: jednostka uczestnicząca w procedurze zatwierdzania, opiniując projekt dokumentu, zgłasza uwagi i sugestie w ramach swojego obszaru tematycznego i przydzielonych obszarów odpowiedzialności, które są określone w regulaminie jednostki. Powyższe uwagi i sugestie, a co za tym idzie odpowiadające im ekspertyzy dotyczące projektu, są obowiązkowe.

• - kontrola wykonania dokumentów, jedna z najważniejszych funkcji, której celem jest ułatwienie terminowej i wysokiej jakości realizacji dokumentów, zapewnienie otrzymania informacji analitycznych niezbędnych do oceny działalności pionów strukturalnych, oddziałów i konkretnych pracowników. Tam są:
• - kontrola merytoryczna rozwiązania sprawy, wykonania poleceń;
• - kontrola terminów realizacji zadań.

Kontrolę merytoryczną wykonania polecenia lub rozstrzygnięcia sprawy sprawuje kierownik (jednostki organizacyjnej lub jednostki strukturalnej) lub specjalnie upoważnione osoby. Kontrola merytoryczna to ocena tego, jak prawidłowo, skutecznie i całkowicie problem został rozwiązany.

Kontrolę terminów wykonania dokumentów sprawuje w organizacji dział lub grupa kontrolna wchodząca w skład służby obsługi dokumentacji kierownictwa lub sekretarz. Kontrolę terminów wykonania dokumentów można podzielić na bieżącą i zapobiegawczą.

- wykonanie lub coraz częściej, ostatnio, jest to tworzenie Baza danych, określa, na jakim etapie pracy znajduje się dany dokument i w jakich dokumentach można znaleźć informacje na dany temat.

Najważniejszą funkcją pracy biurowej jest posiadanie całego zbioru zasobów informacyjnych i dokumentacyjnych. A przede wszystkim, aby wykonać to konkretne zadanie, w formularzach rejestracyjnych zapisywane są wszystkie dane dotyczące dokumentów.

- przechowywanie archiwalne, jest końcową funkcją procesu pracy biurowej. A objawia się to w postaci przygotowania wykonanych dokumentów do przechowywania archiwalnego. Dokumenty organizacji powstałe w toku pracy biurowej są następnie albo pozostawiane w długotrwałym przechowywaniu archiwalnym, albo przez krótki czas przechowywane, a następnie kierowane do zniszczenia. Przygotowanie wykonanych dokumentów do przechowywania i wykorzystania archiwalnego obejmuje: badanie (ocenę) wartości naukowej i praktycznej dokumentów; spis spraw; rejestracja spraw; opis dokumentów stałego i długoterminowego przechowywania; zapewnienie ich bezpieczeństwa; przekazanie spraw do archiwum instytucji, czyli do archiwum wydziałowego.

Dokumentacja sięga do zajęcia praktyczne osoby zarządzające dokumentami w imieniu innych osób tworzących lub korzystających z dokumentów w toku prowadzonej działalności. Praca biurowa w organizacji obejmuje następujące czynności zadania:

• - przyjęcie zasad lub standardów zarządzania dokumentacją;
• - podział odpowiedzialności/uprawnień w zakresie zarządzania dokumentami;
• - ustanowienie/rozpowszechnienie procedur, wytycznych;
• - świadczenie szeregu usług związanych z pracą biurową i obsługą dokumentów;
• - integracja zarządzania dokumentacją z systemami biznesowymi.

Zarządzanie dokumentacją tworzy zasób informacji o działalności organizacji, który może wspierać późniejsze działania i indywidualne decyzje zarządcze, a także zapewniać rozliczalność wobec wszystkich interesariuszy.

Jest to zasób informacji wspierający działania organizacji i decyzje zarządcze, będący łącznikiem pomiędzy zarządzaniem dokumentacją a pracą biurową.

Teraz musimy rozważyć pewne formy pracy z dokumentami.

Do tej pory praktyka opracowała trzy formy organizacji pracy z dokumentami w dowolnym aparacie administracyjnym - scentralizowanym, zdecentralizowanym i mieszanym.

Scentralizowana forma wymaga koncentracji wszystkiego operacji technologicznych do pracy z dokumentami pod nadzorem jednej wyspecjalizowanej jednostki strukturalnej (biura, wydziału ogólnego) lub jednego pracownika (sekretarza instytucji).

Dział ten (lub ten pracownik) wykonuje pełny cykl operacji technologicznych przetwarzania dokumentów od momentu ich otrzymania lub utworzenia do dostarczenia do archiwum: przyjęcie i przetwarzanie przychodzących dokumentów, ich rejestracja, kontrola wykonania, praca z informacjami referencyjnymi, systematyzacja i przechowywanie dokumentów, wysyłanie dokumentów -policjantów, przetwarzanie dokumentów w celu ich przekazania do archiwum.

Centralizacja poszczególnych czynności związanych z opracowywaniem dokumentów jest najbardziej racjonalną formą organizacji pracy biurowej, gdyż pozwala na obniżenie kosztów obsługi dokumentów, poprawę organizacji pracy pracowników obsługi produkcyjnej poprzez specjalizację i wymienność poszczególnych pracowników, efektywne wykorzystanie sprzętu biurowego, osiągnąć jedność organizacyjnego i metodologicznego zarządzania dostarczaniem dokumentacji.

Całkowita centralizacja pracy z dokumentami możliwa jest jednak jedynie w małych instytucjach, w których wolumen przepływu dokumentów sięga do 10 tys. dokumentów rocznie.

Zdecentralizowana forma organizacja usług dokumentacyjnych jest całkowitym przeciwieństwem usługi scentralizowanej. Każda jednostka strukturalna jednej organizacji tworzy własną usługę pracy z dokumentami, w której cały cykl operacji związanych z tworzeniem, przechowywaniem i systematyzowaniem dokumentów tej jednostki strukturalnej jest wykonywany autonomicznie. Forma ta jest typowa dla organizacji i instytucji, których aparat jest rozproszony geograficznie, a także tych, w których dokumentowanie działalności ma specyficzne cechy (np. opiera się na względach ochrony informacji lub niezależności działania jednostek strukturalnych).

Forma mieszana organizowanie pracy z dokumentami jest najczęstsze. Jednocześnie część operacji (najczęściej przyjmowanie i przetwarzanie dokumentów przychodzących i wychodzących, ich rejestracja, kontrola terminów, produkcja, replikacja, przechowywanie archiwalne) koncentruje się w usłudze zarządzania centralą. W każdej jednostce strukturalnej (w departamentach, dyrekcjach, departamentach) prowadzone są operacje tworzenia (drukowania) dokumentów, porządkowania ich, przechowywania plików i przetwarzania przedarchiwalnego.

Wariantem formy mieszanej jest organizacja pracy z dokumentami, w której ta sama funkcja technologiczna (na przykład rejestracja dokumentów lub kontrola ich wykonania) jest realizowana dla niektórych zestawów dokumentów centralnie w biurze, a dla innych - zdecentralizowana w podziałach strukturalnych. Wydzielenie ciągów dokumentów w przypadku stosowania tradycyjnych (ręcznych) metod pracy odbywa się według kryterium adresowania – jeśli dokument adresowany jest do kierownictwa organizacji, jest on rejestrowany w urzędzie, jeżeli do kierownictwa jednostki strukturalnej, a następnie w tej jednostce. Najczęściej dokumenty wewnętrzne rejestrowane są w wydziałach strukturalnych w miejscu ich powstania. Na przykład w dziale księgowości - dokumenty księgowe, w dziale personalnym - dokumenty dotyczące personelu itp.

Zastosowanie najnowszych technologii komputerowych, dostępność faksów, urządzeń faks-modemów na komputerach umożliwia organizację przyjmowania i rejestrowania dokumentów przychodzących, kontrolę nad ich realizacją oraz prace informacyjno-referencyjne w działach strukturalnych.

Przy tworzeniu i organizacji usługi prowadzenia biura kwestia wyboru formy organizacyjnej pracy jest dowolna. Obecne stanowe dokumenty regulacyjne i metodologiczne nie regulują formy pracy z dokumentami w firmie. W każdym konkretnym przypadku wybór formy organizacyjnej pracy z dokumentami pozostaje prerogatywą samej usługi zarządzania biurem i kierownictwa. Rozwiązanie tego problemu wiąże się z wstępną organizacją usługi zarządzania biurem. W zależności od zmian, jakie zachodzą w związku z przekształceniami samej organizacji (firmy) i unowocześnieniem technologii przetwarzania dokumentów, zmienia się także stopień centralizacji i decentralizacji przetwarzania dokumentów.

Po zapoznaniu się z dokumentacją konieczne jest ujawnienie niektórych elementów obiegu dokumentów.

Przepływ dokumentów- jest to czynność polegająca na organizowaniu przepływu dokumentów w przedsiębiorstwie od momentu ich utworzenia lub otrzymania, aż do zakończenia realizacji w celu wysłania na zewnątrz lub zarchiwizowania. W praktyce obieg dokumentów jest mechanizmem wspierającym zarządzanie organizacją.

Znaczenie współczesnego podejścia do obiegu dokumentów w nauce o dokumencie leży w jego istocie. Pojedynczy scentralizowany istota nowoczesny obieg dokumentów reprezentuje przepływy informacji w organizacji, które wchodzą w interakcję z informacjami z otoczenia (państwa, społeczeństwa, podmiotów gospodarczych itp.) oraz dokonują wewnętrznych interakcji pomiędzy jej organami wykonawczymi, pionami strukturalnymi i pojedynczymi pracownikami.

W ten sposób możemy wyróżnić niektóre główne funkcje zarządzania dokumentami:

• - rozmowny Funkcja zapewnia informacyjną interakcję wewnętrzną i zewnętrzną. Komunikacja w najogólniejszym sensie odnosi się do przekazywania komunikatu od źródła informacji do odbiorcy za pośrednictwem określonego kanału;
• - dyrektywa funkcja zapewnia bezpośrednią kontrolę poprzez wyznaczanie zadań i monitorowanie ich wykonania;
• - księgowość Funkcja umożliwia zapisanie poświadczeń w dokumencie w określonej formie.
• - ustalenie Funkcja rejestruje fakt utworzenia, wysłania lub odebrania dokumentu. Nieprawidłowe wykonanie dokumentów (brak w nich niektórych szczegółów) może prowadzić do wyjątkowo niekorzystnych konsekwencji dla organizacji.
• - kontrolowanie Funkcja kontroluje wykonywanie dokumentów, a także śledzenie ich wyszukiwania.

Charakterystyka obiegu dokumentów to jego objętość, która odnosi się do liczby dokumentów otrzymanych przez organizację i stworzonych przez nią w określonym okresie. Wskaźnik ten jest ważny i powinien stanowić kryterium wyboru formy obiegu dokumentów (tradycyjny, zautomatyzowany), a także wpływać na strukturę obsługi biura i jego obsadę kadrową.

To właśnie formy dokumentu stanowią ogniwo łączące w nauce o dokumencie (jako nauce ciągłej i uzupełniającej) oraz zarządzaniu dokumentem (jako jednego z twórców nauki o dokumencie).

Procesy zarządzania we współczesnych organizacjach są metodologicznie identyczne i typowe, dzięki czemu można wyróżnić typy w obiegu dokumentów. Wyróżnienie w ten sposób z obiegu dokumentów bardziej specyficznych, prywatnych typów obiegu dokumentów, które pełnią określone funkcje w jasno określonych typach czynności dokumentowych.

Formularz ogólny obieg dokumentów jest typowy dla wszystkich współczesnych organizacji (ryc. 1.2.). Dzieje się tak przede wszystkim dzięki ujednoliceniu i ujednoliceniu stosowanego w nich modelu zarządzania. Sam ogólny obieg dokumentów można podzielić na kilka rodzajów procedur zorientowanych na dokumenty, zwanych zewnętrznymi, wewnętrznymi i pomocniczymi obiegami dokumentów.

Rysunek 1.2. Obieg dokumentów w organizacji

Pierwsze dwa rodzaje procedur przepływu dokumentów reprezentują informacje przychodzące i wychodzące o organizacji. Natomiast wspomaganie obiegu dokumentów to przede wszystkim praca biurowa z procedurami łączenia dokumentów w akta zgodnie z klasyfikatorem tworzącym indeksy (nomenklatura spraw) oraz zarządzaniem informacjami normatywnymi i referencyjnymi.

Prywatne widoki obieg dokumentów są nieodłącznym elementem większej grupy systemów obiegu dokumentów zaprojektowanych do obsługi poszczególne gatunki działania, które mogą, ale nie muszą, być integralną częścią krajobrazu procesów organizacji.

Nie ma sensu szczegółowo opisywać całej gamy systemów zarządzania dokumentami prywatnymi; zatrzymajmy się przy kilku: sprawach archiwalnych (zestaw procedur zarządzania dokumentami archiwalnymi); obieg dokumentów personalnych (procedury kadrowe); obieg dokumentów księgowych; zarządzanie dokumentacją tajną i poufną; obieg dokumentów technicznych i technologicznych; obieg dokumentów systemu zarządzania jakością.

Organizacja obiegu dokumentów powinna opierać się na pewnych zasadach lub regułach, które zapewnią szybki przepływ dokumentów najkrótszą ścieżką w jak najkrótszym czasie. Do takich zasad organizacji obiegu dokumentów zalicza się:

• - centralizacja operacji przyjmowania, pierwotnego przetwarzania i wysyłania dokumentów (oznacza to, że wszystkie dokumenty otrzymane przez organizację wszystkimi metodami dostawy (pocztą, faksem, e-mail itp.) i wysłane z organizacji są przetwarzane w usłudze DOU);
• - maksymalne ograniczenie liczby przejść i eliminacja zwrotów dokumentu, które nie wynikają z konieczności biznesowej (za ruch powrotny dokumentu uważa się taki, który dotarł do organu, w którym został już przetworzony) ;
• - routing określonych typów dokumentów (opracowanie schematów przepływu dokumentów);
• - jednorazowa rejestracja dokumentów (dokumenty wchodzące do organizacji i powstałe w organizacji rejestrowane są jednorazowo: przychodzące - przy odbiorze, wewnętrzne i wychodzące - po utworzeniu; rejestracja dokumentów może odbywać się w obsłudze placówki wychowania przedszkolnego lub w placówce strukturalnej jednostka);
• - organizacja wstępnego przeglądu dokumentów (dystrybucja dokumentów otrzymanych przez organizację na dokumenty przesłane do rozstrzygnięcia kierownikowi, jego zastępcom i przekazane do wykonania bezpośrednio do wydziałów; wstępną recenzję przeprowadza specjalista służby wychowania przedszkolnego (sekretarz -asystent lub zastępca kierownika);
• - wydawanie szczegółowych uchwał, które w miarę możliwości dokładnie określają wykonawcę, zadanie i termin;
• - wykluczenie nieuzasadnionych zatwierdzeń, organizacja równoległego zatwierdzania dokumentów przez kilku pracowników jednocześnie (kopiowanie projektu dokumentu lub jednoczesne przesłanie go e-mailem do wszystkich zainteresowanych stron);
• - zmniejszenie poziomu podpisywania dokumentów.

Rozpoczynając naukę na kursie należy przede wszystkim zapoznać się z podstawowymi terminami i definicjami fachowymi, z którymi stale spotykamy się w pracy z dokumentami.

Praca biurowa jest gałęzią działalności polegającą na zapewnianiu dokumentacji i organizacji pracy z dokumentami urzędowymi.

Pierwotnie termin ten pojawił się w mowie ustnej (prawdopodobnie w XVII wieku) i oznaczał proces rozwiązywania (wytwarzania) sprawy: „wytwarzanie sprawy” – rozwiązanie problemu. W trakcie podejmowania decyzji zaistniała potrzeba utrwalenia wyniku, np. osiągniętego porozumienia. Od czasów starożytnych tworzono w tym celu dokumenty, ponieważ słowo mówione jest krótkotrwałe, może zostać zapomniane, zniekształcone podczas przekazu lub źle zrozumiane. Już w XVI wieku. używa się tego słowa sprawa jako zbiór dokumentów związanych z jakąś sprawą lub zagadnieniem. Po raz pierwszy w tej koncepcji słowo „czyn” zostało zapisane w dokumentach w 1584 r.

Nowoczesna praca biurowa obejmuje:

Zapewnienie terminowego i prawidłowego tworzenia dokumentów (dokumentacji);

Organizacja pracy z dokumentami (przyjmowanie, przekazywanie, przetwarzanie, księgowanie, rejestracja, kontrola, przechowywanie, systematyzacja, przygotowanie dokumentów do archiwizacji, niszczenie).

Równolegle z terminem „praca biurowa” w ostatnich dziesięcioleciach zaczęto używać tego terminu wsparcie dokumentacyjne dla kadry zarządzającej(DOW). Jego pojawienie się wiąże się z wprowadzeniem systemów komputerowych do zarządzania oraz ich wsparciem organizacyjnym, programowym i informacyjnym, aby przybliżyć je do terminologii stosowanej w programach komputerowych i literaturze. Obecnie terminy „papierologia” i „zarządzanie dokumentacją” są synonimami i odnoszą się do tej samej czynności. Obydwa określenia można spotkać np. w nazwach dokumentów regulujących organizację procesów dokumentacyjnych: „ System państwowy wsparcie dokumentacji dla kierownictwa” oraz „Standardowe instrukcje pracy biurowej w ministerstwach i departamentach Federacji Rosyjskiej”.

Dokumentacja to proces tworzenia i przetwarzania dokumentu. Norma państwowa definiuje dokumentację jako „zapisywanie informacji na różnych nośnikach według ustalonych zasad”.

Potrzeba zapisywania informacji pojawiła się wśród ludzi już w starożytności. Do dziś zachowały się „dokumenty” z różnych epok, sporządzone na glinianych tabliczkach, korze brzozowej, kamiennych stelach itp. Różne były także sposoby stosowania informacji: rysunek, grafika, pisanie. Obecnie w praktyce zarządzania posługuje się głównie dokumentami powstałymi za pomocą pewnego rodzaju pisma – pisanego odręcznie, maszynowo, typograficznie, komputerowo, a także wykorzystując grafikę, rysunek, fotografię, nagrania dźwiękowe i wideo oraz specjalny materiał(papier, folia i klisza fotograficzna, taśma magnetyczna, dysk itp.). Dyscypliną naukową zajmującą się rozwojem metod dokumentacji i nośników danych jest zarządzanie dokumentami

Organizacja pracy z dokumentami - zapewnienie przepływu dokumentów w aparacie zarządzającym, ich wykorzystanie do celów referencyjnych i przechowywanie. Termin ten zdefiniowany jest przez normę państwową jako „organizacja obiegu dokumentów, przechowywania i wykorzystywania dokumentów w bieżącej działalności instytucji”.

Przepływ dokumentów standardowe połączenia przepływ dokumentów w organizacji od momentu ich utworzenia lub otrzymania aż do ich zakończeniawykonanie lub wysyłka. Technologia przetwarzania dokumentów obejmuje:

Przyjmowanie i pierwotne przetwarzanie dokumentów;

Ich wstępne rozważenie i dystrybucja;

Rejestracja dokumentów;

Kontrola wykonania dokumentu;

Informacje i prace referencyjne;

Wykonywanie dokumentów;

Ich wysyłka;

Systematyzacja (tworzenie akt) i bieżące przechowywanie dokumentów.

Przyjrzyjmy się niektórym z wymienionych koncepcji. Więc, rejestracja oznacza zapis danych księgowych o dokumencie w ustalonej formie, rejestracja faktu jego utworzenia, wysłania lub otrzymania, kontrola wykonania dokumentów - zestaw działań zapewniających ich terminową realizację, utworzenie sprawy - grupowanie wykonanych dokumentów w prowadzenie sprawy zgodnie z nomenklaturą spraw (systematyczny wykaz nazw spraw otwartych w organizacji, ze wskazaniem okresów ich przechowywania, sporządzony w określony sposób) i usystematyzowanie dokumentów w aktach.

Każda decyzja zarządcza zawsze opiera się na informacjach o rozpatrywanym zagadnieniu lub zarządzanym obiekcie. Informacja jest tożsama z pojęciami: „dane”, „informacja”, „wskaźniki”. Następujący termin jest prawnie ustalony:

„Informacja to informacja o osobach, przedmiotach, faktach, zdarzeniach, zjawiskach i procesach, niezależnie od formy ich przedstawienia”.

W każdym obszarze działalności człowieka informacja ma swoją specyfikę i dlatego jest odpowiednio podzielona na medyczną, naukową, techniczną, technologiczną itp. We władzach federalnych i kierownictwie, w instytucjach, organizacjach i przedsiębiorstwach (niezależnie od kierunku działalności i forma własności) informacje zarządcze wykorzystywane do celów zarządzania dowolnym obiektem lub budowlą. Istnieje szereg wymagań dotyczących informacji zarządczej: kompletność, wydajność, niezawodność, dokładność, ukierunkowanie, dostępność dla ludzkiej percepcji.

Dokumenty wykorzystywane są w różnych dziedzinach działalności, gałęziach wiedzy, sferach życia i są przedmiotem badań w wielu dyscyplinach naukowych. Treść pojęcia „dokument” ma zatem charakter wielowartościowy i zależy od branży, w której jest ono wykorzystywane oraz w jakim celu. Zatem dla prawników dokument jest przede wszystkim sposobem udowodnienia lub poświadczenia czegoś, dla historyka jest to źródło historyczne, dokumentalista cybernetyczny jest nośnikiem informacji, a specjaliści z zakresu zarządzania uważają go za nośnik informacji. środki rejestrowania i przekazywania decyzji zarządczych.

Ustawa federalna „O informacji, informatyzacji i ochronie informacji” podaje następującą definicję pojęcia „dokument”:

Dokument - Ten informacja utrwalona na nośniku materialnym, zawierająca szczegóły umożliwiające jej identyfikację. Tę samą definicję podano w normie państwowej dla terminów i definicji „Praca biurowa i archiwizacja”. Aby pełniej scharakteryzować pojęcie „dokumentu”, należy rozszerzyć także pojęcie „rekwizytów”.

Każdy dokument składa się z szeregu elementów składowych, zwanych szczegółami (imię i nazwisko, autor, adresat, tekst, data, podpis itp.). GOST ustanawia następującą definicję:

Szczegóły dokumentu - wymagany element projektuoficjalny dokument?

Różne dokumenty zawierają różne zestawy szczegółów. O liczbie szczegółów decyduje cel utworzenia dokumentu, jego cel, wymagania dotyczące treści i formy tego dokumentu. W przypadku wielu dokumentów liczba szczegółów jest ściśle ograniczona. W przypadku wielu dokumentów liczbę i skład szczegółów określają akty ustawodawcze i wykonawcze. Jednak w każdym przypadku, jak wynika z definicji, informacje zapisane na nośniku materialnym należy sformalizować poprzez wprowadzenie niezbędnych szczegółów. Dopiero wtedy staje się dokumentem.

W nauce o dokumencie dokument uważa się za wynik utrwalenia (pokazania) faktów, wydarzeń, zjawisk obiektywnej rzeczywistości i ludzkiej aktywności umysłowej przez dowolny w wygodny sposób na specjalnym materiale.

Dokumenty, po zarejestrowaniu (wyświetleniu) informacji, zapewniają w ten sposób ich zachowanie i gromadzenie, możliwość przekazania innej osobie, wielokrotne wykorzystanie, wielokrotny i wielokrotny powrót do nich w czasie. Dotyczą one różnych obszarów działalności człowieka i dzielą się na media tekstowo-graficzne, tradycyjne (rękopisowe, maszynowe) i komputerowe, naukowe, techniczne, osobiste i urzędowe itp.

Oficjalne dokumenty - Ten dokumenty utworzone przez osoby prawne lub osoby fizyczne, sporządzone i poświadczone w określony sposób. Wśród nich znajduje się specjalna kategoria urzędnik (menedżer) dokumenty określone przez normę państwową jako oficjalne dokumenty wykorzystywane w bieżącej działalności organizacji.

Dokumenty, jako nośniki informacji, stanowią nieodzowny element wewnętrznej organizacji każdej instytucji, przedsiębiorstwa, każdej firmy, zapewniając współdziałanie ich części strukturalnych i poszczególnych pracowników. Stanowią podstawę do podejmowania decyzji zarządczych, stanowią dowód ich realizacji oraz źródło uogólnień i analiz, a także materiał do prac referencyjnych i poszukiwawczych. W działaniach zarządczych dokument działa zarówno jako przedmiot pracy, jak i w wyniku pracy.

Obieg dokumentów lub wsparcie dokumentacji- jest to przepływ dokumentów od ich utworzenia lub otrzymania do wykonania lub przesłania do innej instytucji. Różne źródła określić związek pomiędzy obiegiem dokumentów a pracą biurową, opisywany na różne sposoby. Niektóre źródła podają, że obieg dokumentów jest częścią formalności, inne wręcz przeciwnie. W ogóle Praca w biurze- To jest zarządzanie sprawami urzędniczymi w instytucji. A jeśli weźmiemy pod uwagę obieg dokumentów i pracę biurową, możemy stwierdzić, że w niektórych przypadkach niektóre procesy przepływu dokumentów w organizacji mogą nie spełniać wymogów organizacji pracy biurowej (na przykład korespondencja elektroniczna między pracownikami przedsiębiorstwa). W pracy autorzy proponują rozważenie pracy biurowej jako ram regulacyjnych zarządzania dokumentami z możliwością wdrożenia zdecentralizowanego procesu księgowania dokumentów.

Główną działalnością jest obsługa dokumentacji w instytucji. Celem obiegu dokumentów jest zarządzanie informacjami przy podejmowaniu decyzji zarządczych. Informacje mogą być różne; mogą składać się z wiadomości e-mail, dokumentów pochodzących z innej jednostki strukturalnej, poleceń kierownictwa itp. Informacje takie mogą obejmować polecenia, instrukcje, powiadomienia o określonych zmianach w instytucji. Informacje, które docierają do instytucji, są przetwarzane, a następnie formalizowane zgodnie z wymogami standardów, które można zapisać w instrukcjach lub regulaminach dokumentacyjnych.

W ogóle dokument- to informacja utrwalona na trwałym nośniku ze szczegółami pozwalającymi na jej rozpoznanie. Istnieje wielowymiarowa klasyfikacja dokumentów. Wszystkie dokumenty podzielone są na następujące obiegi dokumentów:

· Dokumenty przychodzące;

· Dokumenty wychodzące;

· Dokumenty wewnętrzne.

Przychodzące dokumenty- są to dokumenty, które pochodzą od organów wyższego szczebla, od podległych im organizacji, od innych wydziałów, od innych organizacji i oczywiście od obywateli. Dokumentami takimi mogą być zarządzenia, instrukcje, pisma, skargi obywateli i inne. Dokumenty przychodzące są zazwyczaj rejestrowane i rejestrowane w dzienniku dokumentów przychodzących.

Dokumenty wychodzące- są to dokumenty przesyłane z instytucji. Takimi dokumentami mogą być rozkazy, instrukcje dla podległych organizacji, raporty na przykład dla wyższych władz, pisma i inne. Wiadomości wychodzące, podobnie jak przychodzące, są rejestrowane i rejestrowane w dzienniku dokumentów wychodzących.

Dokumenty wewnętrzne- są to dokumenty, które nie opuszczają instytucji. Dokumentami takimi mogą być polecenie, polecenie przełożonego dla podwładnego, noty wyjaśniające, sprawozdania i inne.

W artykule podjęto próbę klasyfikacji dokumentów w zależności od obiegów dokumentów. Odmiany każdego strumienia zostaną przeanalizowane poniżej.

W pierwszej kolejności rozważona zostanie następująca klasyfikacja dokumentów przychodzących:

· dokumenty, które nie wymagają odpowiedzi;

· dokumenty wymagające odpowiedzi;

· dokumenty pochodzące od podległych instytucji i organizacji;

· korespondencja osobista;

· apele obywateli.

Teraz musisz przeanalizować dokumenty wychodzące. Klasyfikacja dokumentów wychodzących obejmuje następujące elementy:

· odpowiedzi na prośby obywateli;

· odpowiedzi na dokumenty napływające z innych instytucji.

Ostatnim strumieniem dokumentów, który nie został jeszcze sklasyfikowany, są dokumenty wewnętrzne. Do dokumentów wewnętrznych zalicza się:

· Zamówienia;

· Zamówienia;

· notatki biurowe;

· instrukcje.

Na podstawie formy prezentacji można rozważyć następującą klasyfikację:

· w mediach elektronicznych, w szczególności w pismach przesyłanych pocztą elektroniczną;

· na papierze;

· dokumenty przesyłane z elektronicznym podpisem cyfrowym. Elektroniczny podpis cyfrowy pozwala sprawdzić, czy podpis należy do właściciela certyfikatu klucza.

Według terminu rozpatrzenia i wykonania dokumenty można podzielić na następujące części:

· regulacyjne;

· nieregulowany.

Dokumenty regulacyjne to dokumenty, które należy wykonać w określonym terminie.

Dokumenty nieregulacyjne to dokumenty, które nie mają terminów rozpatrzenia i wykonania.

Następująca klasyfikacja dokumentów ze względu na zakres wykonania:

· dokument organizacyjno-administracyjny;

· dokument referencyjny;

· dokument naukowo-techniczny;

· dokument finansowy;

· dokument sprawozdawczy i statystyczny.

W zależności od struktury istnieją następujące dokumenty:

· dokument o złożonej strukturze;

· prosty dokument.

W zależności od stopnia dostępu do dokumentów wyróżnia się następujące dokumenty:

· otwarte dokumenty;

· dokumenty ze stemplem ograniczenia dostępu.

W zależności od pochodzenia dostępne są następujące dokumenty:

· dokumenty urzędowe lub urzędowe;

· dokumenty osobiste.

Dokumenty urzędowe lub urzędowe to dokumenty sporządzone przez osobę fizyczną lub osoba prawna w określonej kolejności, odzwierciedlającej interesy instytucji.

Dokumenty osobiste to dokumenty odzwierciedlające interesy konkretnej osoby. Nazywa się je również dokumentami zarejestrowanymi.

Moc prawną mają następujące dokumenty:

· oryginalne dokumenty;

· wakacje;

· certyfikowane kopie;

· duplikaty;

· ekstrakty.

Dokumenty oryginalne to dokumenty, które powstały jako pierwsze lub zostały sporządzone w jednym egzemplarzu, podpisanym przez autora.

Kopie dokumentów to dokumenty zawierające pełną informację o dokumencie oryginalnym i jego rodzaju, jednak dokument tego typu nie ma mocy prawnej.

Wydanie dokumentu to kopia dokumentu sporządzona w formie kopii kalkowej w chwili wystawienia oryginału dokumentu i pozostająca w instytucji.

Uwierzytelnione kopie to kopie posiadające moc prawną.

Duplikaty to powtarzające się kopie oryginalnego dokumentu, które mają tę samą moc prawną co oryginał.

Wyciągi stanowią część dokumentu poświadczoną przez urzędnika oraz pieczęć, która wskazuje dokument, z którego został sporządzony.

Format prezentacji obejmuje następujące dokumenty:

· indywidualny;

· szablon;

· typowy;

· przybliżony;

· ujednolicony.

Dokumenty indywidualne to dokumenty prezentowane w dowolnej formie.

Dokumenty szablonowe to dokumenty, w których struktura i część treści została przygotowana wcześniej, a pozostałe części są uzupełniane w trakcie przygotowania.

Dokumenty standardowe to dokumenty opisujące określone zjawiska i procesy. Należą do nich standardowe instrukcje.

Przykładowe dokumenty to dokumenty używane przy sporządzaniu dokumentów na podstawie podobnych dokumentów.

Ujednolicone dokumenty to dokumenty będące częścią dowolnego ujednoliconego systemu.

Terminy realizacji są następujące:

· bez określenia terminu;

· pilny.

Następujące dokumenty są klasyfikowane ze względu na okres przechowywania:

· dokumenty tymczasowego przechowywania (do 10 lat);

· dokumenty stałego przechowywania;

· Dokumenty długoterminowego przechowywania (powyżej 10 lat).

Pełną klasyfikację dokumentów omówiono powyżej.

Omówione powyżej dokumenty i ich przepływ nazywane są obiegiem dokumentów.

W łańcuchu technologicznym przetwarzania i przepływu dokumentów wyróżnia się następujące etapy:

· przyjmowanie i wstępne przetwarzanie dokumentów otrzymanych przez organizację;

· wstępna weryfikacja i dystrybucja dokumentów;

· rejestracja dokumentów;

· kontrola wykonania;

· prace informacyjne i referencyjne;

· wykonanie dokumentów, ich przygotowanie, koordynacja, wykonanie;

· wysłanie lub skierowanie do sprawy.

Teraz wskazane jest bardziej szczegółowe rozważenie każdego etapu.

Przyjmowanie i wstępne przetwarzanie dokumentów otrzymanych przez organizację odbywa się przez pracowników biura. E-maile zazwyczaj trafiają do każdego pracownika, dlatego przetwarzaniem zajmują się nie tylko pracownicy biurowi, ale także indywidualni pracownicy.

Etap wstępnej recenzji i dystrybucji dokumentów. Etap ten polega na dystrybucji dokumentów pomiędzy poszczególnych pracowników, którzy są odpowiedzialni za daną sprawę lub do których dokument jest adresowany.

Rejestracja dokumentów odgrywa ważną rolę. Ten etap jest niezbędny, aby mieć pewność, że żaden dokument nie zaginie i monitorować wykonanie tego dokumentu.

Kontrola wykonania to kolejny etap. Polega na monitorowaniu terminowości i wysokiej jakości wykonania dokumentów.

Informacje i prace referencyjne oznaczają lokalizację dokumentu, kto ma ten dokument i w jakich dokumentach znajdują się informacje na dowolny temat.

Wykonanie dokumentów, ich przygotowanie, koordynacja i realizacja to przedostatni etap przetwarzania dokumentów.

Ostatnim krokiem jest wysłanie lub skierowanie sprawy do sprawy. Po wykonaniu dokumentu sprawdzają datę ważności dokumentu i przesyłają go wraz ze złożonymi dokumentami w tej sprawie do akt.

Klasyfikację dokumentów omówiono powyżej. Pod tym względem wyróżnia się następujące rodzaje obiegu dokumentów:

· zewnętrzny;

· wewnętrzny.

Zewnętrzny obieg dokumentów to obieg dokumentów, w którym dokumenty pochodzą z innych instytucji.

Wewnętrzny obieg dokumentów to obieg dokumentów, w którym przepływ dokumentów odbywa się wyłącznie w obrębie danej instytucji.

W zależności od rodzaju organizacji wyróżnia się następujące obiegi dokumentów:

· scentralizowany – jest to obieg dokumentów, w którym istnieje ujednolicony system rejestracji i księgowania dokumentów;

· zdecentralizowany to obieg dokumentów, w którym nie ma jednolitego systemu rejestracji i księgowania dokumentów;

· mieszany to obieg dokumentów, w którym ma miejsce zarówno zdecentralizowany, jak i scentralizowany obieg dokumentów. Ten rodzaj obiegu dokumentów stosowany jest w dużych przedsiębiorstwach, w których występuje duży wolumen dokumentów.

Obieg dokumentów nie jest obecnie idealny, chociaż wiele się o tym mówi i wiele napisano w literaturze. W wielu organizacjach istnieją nierozwiązane problemy, które utrudniają doskonalenie zarządzania instytucjonalnego. Dlatego przepływ dokumentów w instytucji nie jest wystarczająco przemyślany, niektóre dokumenty wędrują długą drogą do adresata, operacje z tym dokumentem są powielane. Często droga, jaką pokonuje dokument, jest znacznie dłuższa niż czas poświęcony na pracę nad nim.

Przygotowanie dokumentów zgodnie ze standardami jest zasadniczym elementem korespondencji z innymi organizacjami, instytucjami i przedsiębiorstwami. Tylko praca biurowa ma na celu prawidłowe pisanie dokumentów różnego typu do różnych miejsc odbioru. Istnieją następujące stanowe standardy dotyczące przygotowywania dokumentów:

· GOST R 7.0.8 - 2013. Zarządzanie dokumentacją i archiwizacja. Warunki i definicje;

· GOST R ISO 15489-1-2007. System standardów informacyjnych, bibliotecznych i wydawniczy. Zarządzanie dokumentami. Ogólne wymagania;

· GOST R 6.30-2003. Ujednolicony system dokumentacji organizacyjno-administracyjnej. Wymogi dokumentacyjne;

· GOST 7.70-2003. System standardów w zakresie informacji, bibliotekarstwa i działalności wydawniczej. Opis baz danych i tablic informacyjnych odczytywalnych maszynowo. Skład i oznaczenie cech.

Standard GOST R 7.0.8 - 2013. Zarządzanie dokumentacją i archiwizacja. Warunki i definicje podaje terminy i definicje z zakresu archiwizacji i prowadzenia dokumentacji. Terminy i definicje zapisane w tym standardzie stanowym muszą znaleźć odzwierciedlenie we wszelkiego rodzaju dokumentacji i literaturze dotyczącej pracy biurowej i archiwizacji.

GOST R ISO 15489-1-2007. System standardów w zakresie informacji, bibliotekarstwa i działalności wydawniczej. Zarządzanie dokumentami. Ogólne wymagania dotyczą zarządzania dokumentami we wszystkich organizacjach. Rozszerza swój wpływ na wszystkie formaty dokumentów i media. Standard zawiera zapisy dotyczące procesów związanych z dokumentami instytucji, zapisy dotyczące odpowiedzialności, procedur, polityk, które zawiera wytyczne w zakresie wdrażania i projektowania systemów zarządzania dokumentacją.

Norma państwowa Federacji Rosyjskiej GOST 6.30-2003 „Ujednolicone systemy dokumentacji. Ujednolicony system dokumentacji organizacyjno-administracyjnej. Wymagania dotyczące przygotowywania dokumentów” (przyjęty i wprowadzony w życie dekretem Państwowego Standardu Federacji Rosyjskiej z dnia 3 marca 2003 r. N 65-st). Jednolity system dokumentacji organizacyjno-administracyjnej obejmuje zamówienia, instrukcje, pisma, akty , protokoły, decyzje Norma państwowa przewiduje: wymagania dotyczące formularzy dokumentów, skład szczegółów dokumentów i wymagania dotyczące ich wykonania, prawidłowa lokalizacja Detale. Wymagania tej normy państwowej są zalecane, ale jednocześnie obowiązkowe, ponieważ nieprawidłowo wykonany dokument może spowodować opóźnienie w pracy organizacji lub agencji rządowej, ponieważ nieprawidłowo wykonany dokument może zostać źle zrozumiany i wysłany do rewizji do struktury strukturalnej jednostka, z której pochodzi. Prawidłowe wykonanie dokumentów jest ważnym elementem pracy organizacji, instytucji z innymi jednostkami strukturalnymi, szczególnie jeśli dotyczy to agencji rządowych, z którymi współpracujesz lub zamierzasz współpracować.

GOST 7.70-2003. System standardów w zakresie informacji, bibliotekarstwa i działalności wydawniczej. Opis baz danych i tablic informacyjnych odczytywalnych maszynowo. Skład i oznaczenie cech jest międzystanowe. Kraje, które przyjęły ten standard: Azerbejdżan, Armenia, Białoruś, Gruzja, Kazachstan, Kirgistan, Mołdawia, Federacja Rosyjska, Tadżykistan, Turkmenistan, Uzbekistan i Ukraina. Norma ta określa szczegóły, czyli ich zawartość, prezentację, skład zasobów elektronicznych stanowiących bazę danych.

Prowadzenie dokumentacji w organizacji lub instytucji to przepływ informacji, który musi być odpowiednio udokumentowany, zarejestrowany i uregulowany.

Każde działanie ma zarówno zalety, jak i wady.

Do zalet pracy biurowej należy przede wszystkim szybki dostęp do informacji potrzebne dokumenty. Szybki dostęp do niezbędnych dokumentów definiuje organizację jako dobrze zorganizowaną, ustrukturyzowaną organizację, z którą łatwo się współpracuje. Praca biurowa ma następujące zalety:

· efektywność zarządzania przepływem dokumentów;

· przechowywanie dokumentów dotyczących jednego rodzaju działalności w jednym miejscu;

· utworzenie archiwum dokumentów.

Zarządzanie biurem ma zarówno zalety, jak i wady. Teraz wskazane jest rozważenie następujących wad pracy biurowej:

· przestarzała baza dokumentów normatywnych regulujących czynności związane z dokumentacją i prowadzeniem ewidencji;

· słabe usystematyzowanie podejść do realizacji standardowych procedur, które nie pozwala na szybką realizację i tworzenie dokumentów;

· niewystarczające wyposażenie nowoczesne środki sprzęt komputerowy działów związanych z pracą organizacyjną i personalną;

· niewystarczająca lub brak jednolitej sieci komunikacyjno-transportowej łączącej repozytoria dokumentów różnych działów organizacji lub instytucji;

· stosowanie niewystarczająco zgodnych technologii elektronicznych, co prowadzi do stosowania błędnych rozwiązań w różnych operacjach na dokumentach (kontrola tworzenia, przetwarzania, przechowywania i wykonywania);

· słaba skuteczność systemu kontroli i szybkiego reagowania na zmiany Ramy prawne wsparcie dokumentacji.

Klasyfikacja dokumentów jest zróżnicowana i uważa się, że ma dużą objętość. Zależność pomiędzy obiegiem dokumentów jest wyjątkowa i wiele źródeł określa ją na różne sposoby. Obieg dokumentów i praca biurowa są niezależnymi częściami instytucji. Obieg dokumentów to przepływ dokumentów w instytucji, a praca biurowa to tworzenie lub wykonywanie dokumentów zgodnie z wymaganiami, czyli inaczej mówiąc, standardami. Każde działanie ma zarówno zalety, jak i wady. Jeśli chodzi o obieg dokumentów, nie ma ideału, ale są pewne usprawnienia, które pozwolą szybko dotrzeć drogą do odbiorcy. Rozważane są zalety i wady pracy biurowej.