Трудовий договір укладають із кожним працівником фірми. Щоправда, із цього правила є виняток. Контракт не оформлюють із керівником організації, який до того ж є її єдиним засновником. Адже в цій ситуації йому доведеться підписувати цей документ і за робітника, і за роботодавця. А це не допустимо ().

Одним із ключових моментів у трудовому договорі є порядок оплати праці.

У контракті може бути зазначений розмір тарифної ставки або окладу працівника, інформація про доплати, надбавки та заохочувальні виплати. Тут також існують правила, яких слід дотримуватись. По-перше, зарплата у договорі має бути встановлена ​​у рублях. Вказувати розмір посадового окладу іноземній валюті неправомірно. Роструд розцінює цю обставину як порушення трудового законодавства (). По-друге, зарплата має видаватися не рідше, ніж кожні півмісяця. Такою є вимога статті 136 Трудового кодексу. Деякі роботодавці ставляться до цього правила вкрай недбало, вказуючи в договорі умову про виплату зарплати один раз на місяць. Вони вважають, що підписаний працівником договір із цим застереженням звільнить їхню відмінність від ответственности. Однак це не так. Виявивши, що фірма не дотримується зазначеної вимоги кодексу, трудова інспекція напевно оштрафує її за статтею 5.27 Кодексу про адміністративні порушення. Не врятує компанію від штрафу та заява співробітника про згоду отримувати зарплату один раз на місяць ().

Стаття 57 Трудового кодексу вимагає конкретизації у трудовому договорі умов оплати праці, зокрема розміру тарифної ставки чи окладу. Таким чином, розмір тарифної ставки (окладу) слід безпосередньо вказувати у трудовому договорі. У разі зміни розміру тарифної ставки (окладу) слід вносити зміни до трудового договору, або допускається посилання на локальний нормативний акт роботодавця про зміну їхнього розміру. Разом про те практично у трудових договорах замість конкретного розміру тарифної ставки (окладу) іноді робиться посилання штатний розклад. При цьому слід мати на увазі таке. При прийомі працювати (до підписання трудового договору) роботодавець зобов'язаний ознайомити працівника під розпис з локальними нормативними актами, безпосередньо з його трудовий деятельностью. Отже, до підписання трудового договору роботодавець зобов'язаний ознайомити працівника зі штатним розкладом. При зміні розміру тарифної ставки (окладу) роботодавець повинен регулярно вносити зміни до штатного розкладу, доводячи їх до працівника під розпис.

Розглянемо ще один важливий реквізит трудового договору – його номер. Він не стосується обов'язкових відомостей, передбачених статтею 57 кодексу. Водночас уніфікована кадрова "первинка" передбачає нумерацію трудових договорів. Наприклад, рядок "підстава" наказу прийому працювати (форма N Т-1) передбачає, що у ній буде зазначено трудового договору з числом і номером. Процедуру нумерації контрактів законодавчо не регламентовано. Роструд рекомендує використовувати подвійну нумерацію: спочатку вказати номер самого договору, а потім, через дріб - цифру, що означає рік укладання контракту. Наприклад, третьому 2007 року трудовому договору буде присвоєно номер 3/07. А з початку наступного року контракти можна нумерувати заново.

Книжкові тонкощі

Перейдемо до наступного обов'язкового документа, під час заповнення якого часто виникають складнощі. Це - трудова книжка. Ми поговоримо:

• про порядок оформлення трудового;
• про внесення записів під час звільнення;
• про правила виправлення у трудовий.

Як відомо, компанія має заповнювати трудову книжку кожному співробітнику, якщо:

• він пропрацював у ній понад 5 днів;
• це місце роботи йому основне ().

Ця норма однаково поширюється як у громадян Росії, і на іноземців. Інакше кажучи, фірма має вести трудові книжки як російських, але й іноземних сотрудников. У цьому оформлення книжок останнім має деякі особливості. По-перше, продовжувати заповнювати подану працівником іноземну трудову не варто. Йому слід завести книжку російського зразка. По-друге, "переносити" у нову трудову "закордонний" стаж іноземця не потрібно. Оскільки такі відомості потрібні при призначенні працівникові трудової пенсії.

А отримуватиме її іноземець у своїй державі. Значить, у російській трудовій книжці записи із " закордонної " не потрібні ().

А які записи потрібно зробити в книжці при звільненні співробітників? Найпоширеніша основа розірвання трудового договору - за власним бажанням працівника. Нерідко бухгалтери сумніваються, яку статтю Трудового кодексу у разі вказувати на трудовий: 77 (пункт 3) чи 80. Правильним є перший варіант. Запис можна оформити, наприклад, так: "Звільнено за власним бажанням, пункт 3 статті 77 Трудового кодексу Російської Федерації".

Це щодо розірвання безстрокового трудового договору. Але нерідко фірми укладають із співробітниками термінові контракти. Що ж потрібно записати у трудовий, якщо такий договір не буде продовжено?

Припустимо, після закінчення зазначеного в контракті терміну сторони не заявили про його розірвання. Тоді умова термінового характеру договору втрачає силу. Це означає, що трудовий договір вважається ув'язненим на невизначений термін. У такій ситуації слід внести зміни до контракту, уклавши додаткову угоду. А ось робити будь-які записи в трудовій книжці в цьому випадку не потрібно (*10).

Буває, що при оформленні трудовий бухгалтер припускається помилок. Опишемо коротко, як діяти у такій ситуації.

Насамперед зазначимо, що виправлення має вносити та організація, працівник якої здійснив неточність. Щоправда, у деяких випадках коригувати запис може і новий роботодавець. Але тільки за умови, що він має офіційний документ з колишнього місця роботи співробітника.

Якщо неправильний запис виявлено через невеликий проміжок часу, то проблем з його виправленням найчастіше не виникає. Тоді у трудовій просто роблять необхідне виправлення. Після останнього запису ставлять наступний порядковий номер і зазначають: "Запис під таким номером недійсний". Потім вказують правильні відомості. При цьому проставляє дату виправлення, а не дату помилкового запису.

У графі 4 книжки роблять посилання відповідний наказ (*11). Потім у трудову вносять відомості про звільнення (переведення). Блок записів, у тому числі внесені зміни, "закривають" печаткою та підписами.

Аналогічний порядок діє у тому разі, якщо помилка виявлено, як у книжку вже внесені такі записи. З однією лише різницею, що новий запис обов'язково потрібно засвідчити підписом та печаткою. Інакше вона вважатиметься необґрунтованою.

Обов'язкові, але не всім

Наступна група документів включає папери, які залежить від специфіки організації. Вони є обов'язковими лише для певних компаній або за певних обставин. Випадки, у яких фірма має заповнювати той чи інший документ, представлені у таблиці.

Кадрові документи, обов'язкові за певних обставин
Назва документу	Обставини, за яких документ стає обов'язковим
Колективний договір	Одна зі сторін (працівники або роботодавець) виявила ініціативу щодо його укладання
Посадові інструкції	Якщо посадові обов'язки працівників не відрегульовані у трудових договорах
Положення про оплату та стимулювання праці працівників	У компанії встановлені системи оплати праці, які відрізняються від звичайних посадових окладів, встановлених штатним розкладом
Графік змінності	Змінна робота
Положення про комерційну таємницю та режим її забезпечення	У трудовому договорі зазначено, що працівник зобов'язаний зберігати комерційну таємницю
Договір про повну матеріальну відповідальність	Укладають лише з тими співробітниками та на виконання тих видів робіт, які передбачені Переліком, затвердженим постановою Мінпраці Росії від 31.12.2002 N 85. Зокрема, до списку включено касири, контролери, а також роботи з купівлі (прийому), продажу послуг, товарів та ін. Як зазначає Роструд, цей перелік є вичерпним і розширювальному тлумаченню не підлягає (*12)
Журнал проходження медоглядів	Співробітники деяких компаній мають проходити медогляди. Наприклад, у фірм, що мають автотранспорт, має бути організований передрейсовий медогляд водіїв транспортних засобів (*13)
Інструкція про порядок роботи з об'єктами підвищеної небезпеки	У роботі співробітників задіяно об'єкти підвищеної небезпеки. До таких об'єктів, зокрема, відносять транспортні засоби, механізми, електроенергію високої напруги, вибухові речовини. Крім того, "підвищено небезпечну" визнається будівельна діяльність.

У цьому переліку документів варто особливо наголосити на посадовій інструкції. Наскільки важливо її розробляти? Чи вважатиметься порушенням трудового законодавства відсутність цього документа? У таблиці ми зазначили, що інструкція стає обов'язковою, якщо посадові обов'язки працівників не відрегульовані у трудових договорах. Як зазначає Роструд, посадова інструкція - " непросто формальний документ, а документ, визначальний завдання, кваліфікаційні вимоги, функції, права, обов'язки, відповідальність працівника " (*14).

В наявності інструкції зацікавлені як самі компанії, так і їхні співробітники. Наприклад, без неї відмова у прийомі на роботу може бути недостатньо обґрунтованою. Адже саме у цьому документі прописують додаткові вимоги до ділових якостей співробітника. Тому розробляти його більш ніж бажано, причому за кожною посадою, що є у штатному розкладі. Проте варто сказати, що у Трудовому кодексі немає згадки про посадові інструкції. Отже, їхня відсутність не буде порушенням трудового законодавства і не тягне за собою будь-якої відповідальності роботодавця (*15).

На ваш погляд

• службові та доповідні записки;
• особисті справи;
• довідки про трудову діяльність;
• штатний перелік. У цьому документі вказують, які затверджені штатним розкладом посади зайняті, а які поки що вакантні;
• номенклатура справ. Для її складання можна скористатися розділами 7 та 8 "Переліку типових управлінських документів із зазначенням термінів зберігання" (

Формування відділу кадрів на підприємстві починається із затвердження Положення про структурний підрозділ, який містить опис кадрової служби:

• як розподілено посадові обов'язки між працівниками;
• що входить до обов'язків відділу кадрів;
• основні функції підрозділу;
• порядок взаємодії коїться з іншими структурними підрозділами підприємства.

Цей документ має необов'язковий характер. Однак саме він дозволяє сформувати кадрову службу, яка відповідає вимогам підприємства та має високий рівень посадової відповідальності. За типове положення про відділ кадрів на підприємстві можна взяти зразок, який є у додатку №1 до Наказу Росархіву від 27.06.2018 №71. Також можна скористатися нашим зразком.

Які посадові обов'язки у відділу кадрів

В даний час затверджено і введено в дію. Професійний стандарт містить опис та характеристику функцій, що входять у діяльність з управління персоналом, на основі яких можна сформулювати посадові вимоги до спеціалістів.

Також діє Кваліфікаційний довідник посад керівників, спеціалістів та інших службовців (Постанова від 21.08.1998 р. № 37). У ньому містяться кваліфікаційні характеристики, призначені для правильного підбору, розстановки та використання співробітників, забезпечення єдності при визначенні посадових функцій кадровиків та кваліфікаційних вимог, що висуваються до них.

Ці документи є основою визначення функцій і посадових обов'язків відділу кадрів й у визначення кваліфікаційних вимог, які пред'являються співробітникам службы.

Загалом посадові обов'язки можна поділити на окремі функції:

1. Ведення документації з обліку та руху персоналу:
   • оформлення прийому, переказів, звільнення, надання відпусток, направлення у службові відрядження, притягнення до дисциплінарної відповідальності;
   • формування та ведення особових справ співробітників;
   • ведення та зберігання трудових книжок;
   • ведення табеля обліку робочого часу;
   • облік надання відпусток персоналу, контроль за складанням та дотриманням графіків чергових відпусток;
   • облік, перевірка правильності оформлення листків непрацездатності;
   • надання інформації про справжню та минулу трудову діяльність працівників.
2. Діяльність із забезпечення персоналом:
   • збирання інформації про потреби підприємства у співробітниках;
   • пошук, залучення, підбір та відбір персоналу.
3. Діяльність з оцінки, атестації та розвитку співробітників:
   • організація та проведення оцінки, атестації та навчання персоналу;
   • організація та проведення заходів щодо розвитку та побудови професійної кар'єри співробітників.
4. Формування та подання встановленої звітності до відповідних органів.
5. Здійснення військового обліку та бронювання громадян, які перебувають у запасі.

Що входить до обов'язків кадрового працівника

Визначення того, що робить кадровик, обов'язки, що доручаються йому для виконання, визначають вимоги до претендентів. p align="justify"> Для реалізації професійної діяльності відділу кадрів на підприємстві можливий розподіл посадових обов'язків між співробітниками за функціональним принципом, тобто обов'язки кадрового працівника на підприємстві відповідають конкретної функції.

Або за співробітником закріплюється вся кадрова робота на певній ділянці.

Ефективна діяльність кадрової служби багато в чому залежить саме від правильного розподілу роботи між його фахівцями, що входить до обов'язків начальника відділу кадрів.

Вимоги до кваліфікації, що входить у обов'язки кадровика організації, правничий та відповідальність визначаються посадових інструкціях, розроблюваних кожному за фахівця. Під час розробки посадових інструкцій для кожного фахівця уточнюється перелік робіт та встановлюються вимоги до необхідної спеціальної підготовки.

Як визначити чисельність відділу кадрів

Те, чим займаються у відділі кадрів, обов'язки якого можуть бути різними, впливає на штат та структуру підрозділу. Чинні сучасні нормативи не містять вказівок щодо розрахунку чисельності персоналу відділу кадрів на підприємстві, але можна скористатися Постановою Мінпраці СРСР від 14.11.1991 № 78 «Про затвердження міжгалузевих укрупнених нормативів часу на роботи з комплектування та обліку кадрів». Роботодавець має право самостійно визначати його чисельність, виходячи з кількості особового складу підприємства, а також обсягу функцій, що покладаються на відділ.

Окремо існують норми щодо працівників, які здійснюють військовий облік в організаціях (Постанова Уряду РФ від 27.11.2006 № 719):

• 1 співробітник за сумісництвом – на 500 одиниць персоналу;
• 1 звільнений працівник - на кількість співробітників від 500 до 2000;
• 2 працівники при чисельності від 2000 до 4000 і далі - на кожні наступні 3000 плюс ще один працівник на цей напрямок.

Права та відповідальність

До основних прав кадрового працівника относятся:

• внесення на розгляд керівника пропозицій щодо покращення роботи;
• отримання інформації та документів, необхідних для виконання посадових функцій.

Кадровик несе відповідальність за заподіяння матеріальних збитків майну роботодавця, за розголошення персональних даних працівників, недотримання правил внутрішнього трудового розпорядку, а також невиконання чи неналежне виконання тих дій, виконання яких входить у функціонал кадрового працівника.

ОБОВ'ЯЗКОВІ ЛОКАЛЬНІ НОРМАТИВНІ АКТИ

Насамперед слід згадати у тому, що чинний Трудовий кодекс Російської Федерації (далі - ТК РФ) вимагає, щоб у організації створили низку локальних (тобто. місцевих) нормативних документів.

Обов'язковими локальними нормативними актами є:

• Правила внутрішнього трудового розпорядку (ПВТР).
• Положення (або інструкція) захисту персональних даних працівника.
• Інструкція з техніки безпеки.
• Штатний розклад (уніфікована форма Т-3).

Усі ці документи діють до заміни на нові.

• Графік відпусток (уніфікована форма Т-7), відповідно до статті 123 ТК, складається щорічно, не пізніше ніж за два тижні до настання календарного року та є документом, обов'язковим як для роботодавця, так і для працівника (за винятком пільгових категорій працівників) .
• Графік змінності необхідний тих організаціях, де застосовується змінна робота.
• Положення про нормування праці та положення про норми виробітку повинні складатися в тих організаціях, де використовується відрядна форма оплати праці працівників.

ФАКУЛЬТАТИВНІ ЛОКАЛЬНІ НОРМАТИВНІ АКТИ

Крім перелічених документів, організація, на власний розсуд, може створювати та інші документи - факультативні локальні нормативні акти. Зокрема, це може бути:

• положення про структурні підрозділи, які затверджуються директором організації;
• посадові інструкції для службовців та трудові (або робітники) інструкції для робітників;
• інструкція з кадрового діловодства - дуже корисний інструмент для співробітника, що виконує функції кадровика, оскільки суттєво полегшує його взаємодію з лінійними та функціональними менеджерами;
• альбом форм документів з обліку кадрів;
• положення про атестацію – якщо в організації проводиться періодична атестація або атестація за результатами випробування;
• положення про персонал;
• колективний договір.

Усі ці документи також діють до заміни на нові.

ДОКУМЕНТИ, ЩО ОФОРМЛЯЮТЬ ВІДНОСИНИ З РОБОТНИКАМИ І ЗМІСТНІ ІНФОРМАЦІЮ ПРО НИХ

До таких документів належать:

• насамперед - це трудовий договір, який оформляється, згідно зі статтями 57 і 67 ТК РФ, у письмовій формі, у двох примірниках. Один екземпляр трудового договору видається працівнику під розписку, а другий зберігається у роботодавця - або в особі справи працівника, або у справі «Трудові договори з працівниками»;
• далі кожного працівника заводиться особиста картка (уніфікована форма Т-2). Особисті картки можна зберігати лише окремій справі;
• особисті справи працівників не обов'язкові, але оскільки це дуже зручне досьє кожного співробітника, більшість кадровиків їх оформляє. Повторимо, що вести особисті справи ми зобов'язані, але якщо таке рішення прийнято, необхідно вести їх за суворими правилами, передбачених оформлення особових справ. Втім, можна просто оформляти файли чи папки кожного працівника для зручності кадровика. У цих папках зберігаються копії всіх документів, пов'язаних із конкретними працівниками;
• трудові книжки працівників є документами суворого обліку та звітності, тому мають зберігатися у сейфі, постійно замкненим на ключ. Оформляються трудові книжки в точній і суворій відповідності до Правил ведення та зберігання трудових книжок, виготовлення бланків трудової книжки та забезпечення ними роботодавців, затвердженими постановою Уряду РФ від 16.04.2003 № 225, та Інструкцією щодо заповнення трудових книжок, затвердженої постановою Мінпраці. 2003. №69.

НАКАЗИ ПО КАДРАМ

Співробітник, відповідальний за ведення кадрового діловодства, зобов'язаний готувати проекти наказів з кадрів та організовувати їх візування відповідними посадовими особами та підписання керівником організації. Кадрові накази повинні зберігатися та реєструватися окремо від наказів з особового складу. До них належать накази, для яких Держкомстатом розроблено уніфіковані форми:

• про прийом працівника працювати - форма Т-1;
• про прийом працівників працювати - форма Т-1а;
• про переведення працівника на іншу роботу – форма Т-5;
• Про переведення працівників на іншу роботу – форма Т-5а;
• про надання відпустки працівнику – форма Т-6;
• про надання відпустки працівникам – форма Т-6а;
• про припинення (розірвання) трудового договору з працівником (звільнення) – форма Т-8;
• про припинення (розірвання) трудового договору з працівниками (звільнення) – форма Т-8а;
• про направлення працівника у відрядження – форма Т-9;
• про направлення працівників у відрядження – форма Т-9а;
• про заохочення працівника – форма Т-11;
• про заохочення працівників – форма Т-11а.

Крім цих наказів, кадровикам доводиться складати у довільній формі (або створювати для них свої власні уніфіковані форми) такі види наказів:

• про суміщення посад (професій);
• про заміщення тимчасово відсутнього працівника без звільнення з основних обов'язків;
• про покладання стягнень;
• про дострокове зняття стягнень;
• про зміну персональних даних працівника;
• про присвоєння розряду;
• про залучення до понаднормових робіт;
• про залучення до роботи у вихідні (святкові) дні;
• про чергування;
• про встановлення чи зняття персональних надбавок;
• про зміну режиму роботи.

НАКАЗИ З ОСНОВНОЇ ДІЯЛЬНОСТІ ТА ІНШІ ДОКУМЕНТИ

Особливо хотілося б сказати про те, що кадровикам доводиться готувати і низку наказів щодо основної діяльності. Зрозуміло, реєструватися і зберігатися ці накази будуть разом з іншими наказами цієї категорії, але їхня підготовка та подальша робота з ними входить до функцій кадровика. Це, зокрема, накази:

• про затвердження штатного розкладу;
• про внесення змін до штатного розкладу;
• про внесення змін (доповнень) до графіка відпусток;
• про внесення змін (доповнень) до локальних нормативних актів;
• про анулювання неправомірно чи помилково виданих наказів з особового складу та інших.

Ми вже назвали деякі уніфіковані форми з обліку кадрів, які мають бути у кожній організації. (Зазначимо, що у статті, адресованій читачам, які займаються кадровою роботою, ми не розглядаємо документи щодо оплати праці. Це тема для розмови з бухгалтерами). Однак, крім них, будь-який кадровик має вміти оформляти

• посвідчення про відрядження - форма Т-10;
• службове завдання – форма Т-10а;
• записку-розрахунок про надання відпустки працівнику – форма Т-60 (лицьову сторону);
• записку-розрахунок під час припинення (розірвання) трудового договору з працівником (звільнення) - форма Т-61 (лицьову сторону);
• акт про прийом робіт, виконаних за трудовим договором, укладеним на час виконання певної роботи - форма Т-73 (цей вид термінового трудового договору зустрічається вкрай рідко, тому навіть досвідченим кадровикам, які мають багаторічний стаж роботи, часто не доводилося стикатися з формою Т-73 ).

РЕЄСТРАЦІЯ ДОКУМЕНТІВ

В наш час існують три способи реєстрації:

• найпростіший – у журналах;
• більш досконалий – за допомогою картотеки;
• та найбільш досконалий, зручний, швидкий – за допомогою відповідних комп'ютерних програм.

Секретарі вільні обирати найбільш прийнятний їм у кожному даному випадку спосіб реєстрації документів, що стосуються основний діяльності фірми. А ось реєстрація кадрових документів може проводитися лише з використанням журналів. У разі виникнення трудового спору комп'ютерну реєстрацію суд чи державна інспекція праці можуть визнати. Адже необхідно довести, що той чи інший документ був створений дійсно того дня, який вказаний у реквізиті «дата»! Від цього залежить результат справи.

Отже, які ж журнали реєстрації кадрових документів обов'язково мають бути в організації:

• Журнал реєстрації трудових договорів (які можна реєструвати як накази - протягом календарного року, з нового року починаючи нумерацію заново. А можна так, як реєструються, наприклад, штатні розписи - за весь період діяльності організації, тобто з першого трудового договору , ув'язненого колись з першим працівником, і до останнього, який коли-небудь буде укладено, мабуть, незадовго до ліквідації фірми);
• журнал реєстрації особистих карток (Т-2);
• журнал реєстрації особових справ працівників (якщо вони ведуться);
• журнали реєстрації наказів (кількість журналів визначається залежно від розмірів кадрового документообігу. Усі кадрові накази можуть реєструватися у одному чи кількох журналах — до того, що з реєстрації різних видів наказів можуть використовуватися різні журнали);
• журнал реєстрації актів (про відмови від ознайомлення з документами, про прогули, про порушення правил внутрішнього трудового розпорядку тощо);
• книга обліку руху трудових книжок та вкладишів до них (зберігається, як і трудові книжки, у сейфі).

На факультативній основі (але це дуже корисно з точки зору доведення) ведуться журнали реєстрації заяв працівників, доповідних та пояснювальних записок, пов'язаних із кадровою роботою.

Книги обліку потрібні, щоб фіксувати:

• Понаднормові роботи;
• використані та невикористані дні щорічної оплачуваної відпустки
• надані працівникам відгули тощо.

Картотека попереджень

У багатьох випадках Трудовий кодекс вимагає, щоб працівники були вчасно попереджені про настання певних подій. Тому вкрай корисно вести картотеку попереджень (паперову або в електронному вигляді) про ці події:

• закінчення терміну випробування (звільнення працівників, які не витримали випробування, можливе лише у випадку, якщо вони були про це попереджені в письмовій формі із зазначенням причин не менше ніж за три дні - стаття 71 ТК РФ);
• закінчення терміну трудового договору (також необхідно попередити працівника в письмовій формі не менш як за три дні до звільнення - стаття 79 ТК РФ);
• щорічних оплачуваних відпусток (про час початку відпустки працівник повинен бути повідомлений не пізніше ніж за два тижні до його початку - стаття 123 ТК РФ);
• Крім цього, можна зробити «нагадувачки» і про будь-які інші події (дні народження співробітників тощо) для зручності роботи.

Якщо провести аналіз питання, у чому полягають посадові обов'язки спеціаліста відділу кадрів, то отриманий результат стане для багатьох читачів справжнім відкриттям. Багато десятиліть тому, ще в країні, якої немає на карті світу з 1991 року, сформувався стереотип, що «кадровик» — це досить престижна посада, яку обіймали близькі родичі чи добрі друзі начальства підприємств, заводів та фабрик. Стабільне трудове законодавство та налагоджений механізм прийому та звільнення радянських громадян на роботу гарантували «кадровикам» спокійне життя та мінімальну кількість виконуваних обов'язків. Одним словом, відділ кадрів на великому радянському підприємстві завжди вважався невеликим «райським» куточком для його працівників, а багато представників старшого покоління зберегли схоже ставлення до співробітників кадрових відділів та в сучасних економічних умовах.

Але, наскільки цей стереотип відповідає реальному стану речей, що змінилося в переліку обов'язків спеціалістів-кадровиків протягом останніх десятиліть, а також чи є ця професія престижною та затребуваною на сучасному ринку праці, саме ці питання можна вважати головною темою представленої статті. Читачі дізнаються багато нової та корисної інформації, яка не тільки підвищить їх загальний рівень ерудиції, а й принесе практичну користь безробітним, студентам та майбутнім абітурієнтам.

Посадові обов'язки спеціаліста відділу кадрів – на сучасному підприємстві

Перш ніж перейти до детального вивчення питання, у чому полягають посадові обов'язки спеціаліста з кадрів, розглянемо, що таке відділ кадрів на сучасному підприємстві. Представлений структурний елемент будь-якої фірми, організації чи установи виконує низку функцій, необхідні забезпечення нормальної роботи суб'єкта підприємницької діяльності чи некомерційної структури, незалежно від належності до галузі економіки.

Якщо йдеться про невелику фірму, де немає відповідного відділу, тоді його функції виконує або спеціаліст (менеджер) з кадрів, або вони розподіляються між кількома співробітниками з адміністративного персоналу. Але цей варіант можливий лише у тому випадку, якщо покладання функцій фахівців з кадрів передбачено у трудовому договорі. Наприклад, ніхто неспроможна змусити головного бухгалтера виконувати роботу кадровиків, оскільки це заборонено Трудовим Кодексом РФ.

Відділ кадрів, незалежно від розмірів, напрямки діяльності та форми власності підприємства, працює у двох головних напрямках:

забезпечує фірму необхідними кадрами: займається аналізом потреб нових співробітників, розробляє штатний розклад, підбирає кваліфікований персонал, має досвід певних робіт;

формує кадрову політику фірми (вимоги до співробітників, підвищення кваліфікації персоналу тощо).

Якщо відкинути спеціальну термінологію та інші малозначні нюанси, можна сказати, головна мета існування відділу кадрів у тому, щоб забезпечити фірму необхідними кадрами з достатнім рівнем кваліфікації, яка необхідна виконання основних функцій компанії.

До обов'язків кадрових служб на сучасних підприємствах відносяться:

З специфіки діяльності фірми створення планів укомплектованості трудовими кадрами всіх її підрозділів.

Прийом на роботу, переведення на іншу посаду, а також звільнення працівників, включаючи оформлення всіх документів.

Облік особового складу.

Організація зберігання трудових книжок, їх заповнення, а також ведення іншої супутньої документації.

Створення комфортних умов для роботи персоналу відповідно до чинного трудового законодавства.

Розробка пропозицій щодо покращення умов роботи.

Підготовка документації та звітів для комісій, які перевіряють виконання трудового законодавства.

Інструктаж співробітників та контроль виконання отриманих інструкцій.

Попередження фактів порушення дисципліни.

Максимальна допомога у працевлаштуванні звільнених співробітників.

На кожному підприємстві (де функціонує відповідний відділ) фахівець з кадрів виконує певні посадові обов'язки з представленого списку, забезпечуючи ефективну роботу не лише даного відділу, а й усього підприємства/установи.

Основні обов'язки спеціалістів відділу кадрів

Перелік обов'язків кадрових служб, що представлений у попередньому розділі, включає їх загальні завдання, які складаються з окремих щоденних функцій різних фахівців з персоналу. Наприклад, кадровий менеджер (сучасний варіант назви посади спеціаліста відділу) виконує такі функції:

розробляє штатний розпис та посадові інструкції;

займається кадровою документацією та забезпечує її безпеку;

готує документи з охорони праці робочому місці (окремо кожної посади);

готує локальну документацію, інструкції, положення, нормативні акти;

займається питаннями статистичної звітності, включаючи документи про чисельність та рух персоналу та щомісячні звіти з ФП-4;

веде журнали з кадрів, готує накази про призначення, переклади, звільнення;

веде особисті справи працівників;

складає графіки відпусток, вносить зміни до перерахованих документів тощо.

На деяких підприємствах (залежить від чисельності персоналу) посадові обов'язки провідного спеціаліста з кадрів включають також такі функції:

Забезпечує актуальність інформації в банку даних про персонал фірми, своєчасно вносячи всі зміни, що відбуваються.

Займається картками пенсійного страхування співробітників та іншими документами, що стосуються пенсійного забезпечення відповідно до чинного законодавства РФ.

Збирає інформацію про плинність кадрів, аналізує її, розробляє програми з усунення цієї негативної тенденції.

Слідкує за часом зберігання всієї документації, готує папери для здачі до архіву, якщо це вимагає чинного законодавства та внутрішній розпорядок підприємства.

Підтримує дотримання працівниками організації трудової дисципліни та внутрішніх правил підприємства.

Якщо перейти до питання безпосередньої роботи з персоналом, то співробітники відділу кадрів виконують такі функції:

займаються питаннями військового обліку;

готують лікарняні листи передачі в бухгалтерію;

займаються питаннями професійної підготовки кадрів: організовують проведення тренінгів, курсів підвищення кваліфікації, семінарів тощо;

організовують складання для співробітників фірми довідок, роблять копії та витяги з оригіналів документів, що зберігаються у відділі кадрів;

проводять консультації з питань трудового законодавства;

займаються обліком робочого часу та стежать за трудовою дисципліною (залежно від специфіки діяльності підприємства, ці функції можуть належати керівникам структурних підрозділів);

оформлюють та контролюють процес підготовки документів, які необхідні для відряджень;

розробляють системи заохочень та покарань співробітників, враховуючи посаду, рівень відповідальності та інші фактори.

Зверніть увагу на той факт, що, незважаючи на досить великий список обов'язків, які покладені на співробітників відділу кадрів, часто всю перелічену роботу виконує одна людина, наприклад, коли персонал фірми складається з десяти-двадцяти співробітників. Але якщо йдеться про велике підприємство, де працюють тисячі фахівців різних спеціальностей, тоді відділ кадрів – це свого роду «фірма всередині фірми» зі своїми правилами, законами та чітко розподіленими обов'язками. І діяльність даного відділу, на відміну роботи спокійних радянських кадровиків, про яких згадували на початку статті, сильно впливає на загальну продуктивність, рентабельність та інші важливі економічні показники роботи великої компанії.

Незважаючи на те, що кожен спеціаліст з кадрів має посадові обов'язки, які коротко відображені у внутрішніх документах фірми, реально це питання вирішує керівник відділу. Розглянемо, як це відбувається практично, якщо взяти приватне виробниче підприємство, у якому працюють до трьохсот людина. Відділ кадрів за результатами роботи за минулий місяць отримує загальний фонд заробітної плати – 4000 доларів, який розподіляє начальник структурного підрозділу.

Справедливий керівник, який дивиться на кілька місяців уперед, знає, хто з його підлеглих заслуговує на премію, хто намагався, але поки що не зміг показати необхідний результат, а кого можна покарати. За цим принципом він розподіляє зарплату, а за місяць дивиться, які висновки зробили його підлеглі. Такому начальнику достатньо півроку, щоб створити ефективний відділ кадрів, який повністю задовольнятиме загальні потреби підприємства у кваліфікованому персоналі, щоб фірма працювала на всі 100%.

Особисті та професійні якості співробітника відділу кадрів

Кожен фахівець з кадрів, щоб виконувати покладені на нього функції та обов'язки, повинен мати певні професійні навички та особисті якості.

Законодавство РФ встановлює такі рамки по відношенню до інспектора відділу кадрів:

— Середня професійна освіта або початкова професійна освіта, але в комплексі з проходженням відповідних курсів та практики за спеціальністю 3 роки, а також досвідом роботи на даному підприємстві, як мінімум, 1 рік.

Але, як правило, на ці моменти заплющують очі, якщо Ви:

добре знаєте трудове законодавство та вмієте застосовувати ці знання на практиці;

доведете власнику/керівнику підприємства, що вмієте правильно вести картки співробітників та їх трудові книжки;

добре знаєте основи діловодства та можете запропонувати для підприємства комп'ютерну програму, яка суттєво спрощує роботу відділу кадрів;

добре знаєте все, що стосується охорони праці;

вмієте складати графік відпусток, знаєтеся і стежите за пенсійним законодавством;

можете безпомилково відрізнити людину, яка здатна принести користь спільній справі від нероби або шахрая.

Крім перерахованих моментів, які належать до категорії професійних якостей, для успішної роботи на посаді спеціаліста з кадрів, Ви повинні бути хорошим психологом, вміти розташовувати до себе незнайомих людей, а також миттєво вловлювати обман, невпевненість, підвищений інтерес та інші нестандартні прояви емоцій претендентів на посаду у Вашій компанії. Дуже часто, дані вроджені якості та набутий життєвий досвід цінуються набагато більше, ніж найкраща освіта у цьому напрямі діяльності.

Якщо Ви вирішили працювати у відділі з персоналу, не забувайте, що результати Вашої діяльності повинні відповідати не тільки усним домовленостям з роботодавцем (це може бути власник фірми, її генеральний директор або начальник відділу), а й підписаним внутрішнім документам організації, а також чинному законодавству у цьому питанні. Звичайно, будь-яке порушення тягне за собою відповідне покарання.

Вивчивши всі посадові обов'язки представленого напряму діяльності, Ви повинні насамперед самостійно вирішити, наскільки професія спеціаліста відділу кадрів відповідає Вашим інтересам, життєвим цілям та подальшим планам, можливо, вона принесе Вам лише позитивні враження, але не виключена ймовірність та негативного досвіду.

Сподобалася стаття? Поділися з друзями в соц. мережі:

Як працювати у відділі кадрів Ви та робота

Мікропідприємства вправі скоротити кадрове діловодство, інші організації мають вести кадровий документообігв повному обсязі. Які кадрові документи обов'язково оформляти, а які стануть у нагоді за певних умов, дивіться у таблиці нижче.

Трудовий кодекс доповнено новою , яка встановлює особливості регулювання праці осіб, які працюють у роботодавців – суб'єктів малого підприємництва, що входять до категорії мікропідприємств. З січня 2017 р. «мікромалюки» вправі організовуватимуть спрощений кадровий документообіг!!!

Перелік обов'язкових кадрових документів організації

	Документ	Закон	Термін зберігання	Примітка
1.	Положення про захист персональних даних	п.8 чт.1 ст.86 ТК РФ		Відображає порядок отримання, обробки та зберігання персональних даних працівника.
2.	Колективний договір	ч.2 ст.190 ТК РФ	Весь час існування компанії	Регламентує порядок прийому, звільнення, строки виплати заробітної плати, режим роботи тощо.
3.	Правило трудового розпорядку	ч.4 ст.189 ТК РФ	Весь час існування компанії	Оформляється як додаток до колективного договору, або за його відсутності як самостійний документ.
4.	Положення про оплату праці (преміювання та матеріальне стимулювання)	ст.21 ТК РФ	Весь час існування компанії	За наявності складних систем оплати праці та преміювання (почасова, погодинна, відрядна).
5.	Положення про атестацію працівників	ст.81 ТК РФ	Весь час існування компанії	У разі проведення атестації
6.	Протокол засідання атестаційної комісії		15 років	Оформляється атестаційною комісією
7.	Положення про систему навчання	ст.196 ТК РФ, ст.197 ТК РФ	Весь час існування компанії	У разі проведення навчання з метою обґрунтування економічної потреби витрат.
8.	Книга обліку руху трудових книжок (вкладишів до них)	Постанова Мінпраці України №69 від 10.10.03 р.		Реєструється факт отримання та видачі трудової книжки.
9.	Прибутково-видаткова книга з обліку бланків трудових книжок (вкладишів)	Постанова Мінпраці Росії №69 від 10.10.03 р.	50 років (у разі ліквідації компанії передається до Держархіву)	Реєструється факт видачі бланків трудових книжок та вкладишів.
10.	Накази з основної діяльності		Весь час існування компанії
11.	Журнал реєстрації вхідних/вихідних документів		Весь час існування компанії	Реєструється вся документація, яка надходить до кадрової служби
12.	Журнал реєстрації посвідчень про відрядження		5 років	Реєструються посвідчення про відрядження
13.	Книги обліку наказів	Список Росархіву від 06.10.2000 р.	Час зберігання наказу	Окремо ведеться книги з обліку наказів про прийом на роботу, про звільнення, внутрішнє переміщення тощо.
14.	Посадові інструкції			Формуються за рішенням роботодавця. Допомагають уникнути конфліктів із співробітниками.
15.	Штатний розклад (ф.Т-3)	ст.57 ТК РФ	5 років	При кожній зміні формується новий штатний розклад.
16.	Графік відпусток	ст.123 ТК РФ	1 рік	Складається в кінці кожного року, затверджується керівником компанії не пізніше 2-х тижнів до кінця року.
17.	Трудовий договір	ст.16, ст.56, ст.57, ст.67 ТК РФ	75 років	Полягає індивідуально з кожним працівником на підставі заяви про прийом на роботу.
18.	Наказ про прийом на роботу	ст.68 ТК РФ	75 років	Видається на підставі заяви співробітника про прийом на роботу та трудового договору. Підписується із співробітником протягом 3-х днів з дня виходу на роботу.
19.	Трудова книжка	ст.66 ТК РФ	50 років	Оформляється кожного працівника, який пропрацював понад 5 днів, при звільненні видається на рука.
20.	Особиста картка працівника (ф.Т-2)	Постанова Держкомстату Росії від 05 січня 2004 р. № 1	75 років	Оформляється на кожного співробітника, містить дані про трудову діяльність
21.	Анкета співробітника		75 років	Дані працівника. Доступ до інформації має обмежену кількість працівників.
22.	Особиста справа		75 років	Зберігається у спеціально обладнаному приміщенні. Призначається відповідальний за ведення.
23.	Наказ про переведення на іншу роботу	ст.72.1. ТК РФ	75 років	Правило переведення на іншу роботу закріплюється в Правил трудового розпорядку.
24.	Наказ про звільнення	ч.1 ст.80 ТК РФп.6 ч.1 ст.81 ТК РФ	75 років	При звільненні за власним бажанням на підставі заяви співробітника. При звільненні працівника за порушення трудової дисципліни
25.	Накази про надання відпусток, чергування, стягнення, короткострокові відрядження	ст.6 переліку Росархіву від 06.10.2000 р.	5 років	Оформляються за розпорядженням керівника
26.	Табель обліку робочого часу	ч.3 ст.91 ТК РФ	75 років	Враховується фактично відпрацьований час
27.	Договір про матеріальну відповідальність		5 років	Полягає з матеріально відповідальною особою
28.	Графік змінності		5 років	У разі роботи зі змін.
29.	Список працівників, які працюють на шкідливому виробництві		75 років.	Якщо є шкідливе провадження (для нарахування пільгової пенсії)
30.	Список працівників, які йдуть на пільгову пенсію		50 років	Для нарахування пільгової пенсії
31	Інструкція з техніки безпеки	ст.212, 225 ТК РФ	Постійно