List z zapytaniem to rodzaj listu biznesowego. Prośba jest wysyłana do partnerów, kontrahentów, agencji rządowych… Czasami można się bez niej obejść (na przykład ustnie prosząc kolegę przedsiębiorcę o podanie pewnych informacji), ale generalnie nie należy lekceważyć takich wiadomości. Przynajmniej ze względu na przestrzeganie ustalonego porządku.

O co można poprosić?

• Informacje (o cechach produktu i jego dostępności, o sposobach dostawy i czasie dostawy, o przyczynach opóźnienia w wysyłce itp.).
• Dokumenty lub przedmioty (papiery do zawarcia umowy, próbki towarów itp.).

Jednym słowem, jeśli czegoś nie wiesz lub nie do końca rozumiesz, jeśli potrzebujesz dokumentów lub cenników, wyślij zapytanie ofertowe.

Struktura listu

Takie wiadomości są pisane w taki sam sposób, jak inne listy biznesowe:

• najpierw wskazane są dane odbiorcy i nadawcy;
• następnie - data sporządzenia i numer wychodzący dokumentu;
• tytuł oddający istotę zagadnienia;
• zwracanie się do odbiorcy (zwykle po imieniu i nazwisku, chyba że piszesz do oficjalnych władz);
• istota pytania;
• życzliwe wyrażenie nadziei na współpracę;
• Wdzięczność;
• stanowisko, imię i nazwisko oraz podpis nadawcy.

Ponieważ pismo z prośbą jest dokumentem urzędowym, powinno być napisane na papierze firmowym. Przykładowy list z zapytaniem można pobrać tutaj.

Jak napisać?

Wniosek lepiej rozpocząć od krótkiego wyjaśnienia powodów złożenia wniosku. Samo żądanie informacji bez podania przyczyny (a nawet w formie ultimatum, jak to niektórzy robią) jest złą formą. Napisz dosłownie jedno zdanie wprowadzające, na przykład:

• „na podstawie naszych wstępnych umów”;
• „w celu zapobiegania ewentualnym sporom”;
• „zgodnie z zawartą umową”;
• „do zawarcia umowy”.

W razie potrzeby można odwołać się do aktów prawnych. Na przykład, jeśli prawo wymaga zapoznania się z jakimikolwiek dokumentami przed zawarciem umowy, możesz napisać w liście: „Zgodnie z artykułem ustawy federalnej z dnia 24 lipca 2012 r. Nr 397-FZ ...”. Do sedna sprawy bez wstępnych wyjaśnień można przystąpić tylko w przypadkach, gdy przyczyna zapytania jest oczywista (np. gdy piszesz zapytanie ofertowe według wzoru). Ale jeśli powód kontaktu jest niestandardowy, powinieneś opisać sytuację i szczegółowo przedstawić swoje motywy, aby odbiorca nie miał żadnych pytań.

W części merytorycznej konieczne jest sformułowanie (jeśli to możliwe - zwięzłe) jednego konkretnego wymagania. Niepożądane jest proszenie o wyjaśnienia na kilka tematów w tej samej wiadomości. Jest to jednak opcjonalne – układanie listu do każdego drobnego numeru (których łącznie jest 5-10 sztuk) prowadzi tylko do nadmiernego formalizmu. Adresat też nie będzie zbyt zadowolony, że zostanie poddany takiemu „papierowemu” bombardowaniu. Treść zaczyna się od standardowych konstrukcji wprowadzających:

• „proszę poinformować o…”;
• „Będziemy niezwykle wdzięczni, jeśli…”;
• "Proszę wyślij ...".

Pismo z zapytaniem zawsze wymaga listu z odpowiedzią. Jeśli pytanie jest pilne i pilne, taktownie zaznacz, że chcesz otrzymać odpowiedź tak szybko, jak to możliwe. W tym celu można użyć następujących zwrotów:

• „proszę o jak najszybszą odpowiedź”;
• „zdecydowanie prosimy o odpowiedź w ciągu pięciu dni”;
• „Proszę o odpowiedź w ciągu dwóch tygodni”;
• „czekamy na Twój list”;
• „Prosimy o jak najszybsze przesłanie dokumentów e-mailem.”

W większości przypadków komunikat żądania jest bardzo krótki. Nie ma potrzeby rozkładania myśli wzdłuż drzewa i wyrażania swoich myśli na temat i poza tematem.

Poniżej znajdują się przykłady najczęstszych zapytań.

Wzór wezwania do udostępnienia dokumentów

„Drogi Włodzimierzu Aleksandrowiczu!

W celu zawarcia umowy pomiędzy Artemis LLC a Schwarzenspiegel JSC prosimy o przedstawienie następującej listy dokumentów:

• statuty spółek;
• certyfikaty OGRN i TIN;
• zaświadczenie o państwowej rejestracji firmy (uzyskane z Inspektoratu Federalnej Służby Podatkowej w sposób określony przez prawo);
• zarządzenie o powołaniu na stanowisko dyrektora generalnego.

Prosimy o przesłanie zarówno oryginałów dokumentów (pocztą rosyjską lub kurierem), jak i ich kopii (e-mailem na adres [e-mail chroniony])».

Wzór wniosku o udzielenie informacji

„Drogi Piotrze Władimirowiczu!

Proszę o poinformowanie mnie o możliwości dostarczenia silników okrętowych E-100 (kod katalogowy SRK-1738-8476) w ilości 10 sztuk do dnia 10.12.2015 oraz o warunkach dostawy i płatności. Z góry dziękuję za szybką odpowiedź!"

Wzór pisma z prośbą o wyjaśnienie

„Drogi Aleksandrze Pietrowiczu!

W celu uniknięcia ewentualnych sporów proszę o jak najdokładniejsze opisanie procedury dostawy rezusów z terytorium Wietnamu Północnego. Jakich pojazdów używa się na poszczególnych etapach, czy istnieje zagrożenie dla życia i zdrowia osób, jaki jest maksymalny czas, jakiego powinienem się spodziewać? Nie mogę się doczekać twojej odpowiedzi".

Skomponuj list według podanych przykładów i nie zapomnij o grzeczności i etyce biznesowej. Prośba nie powinna zawierać gróźb, ultimatum i obietnic pójścia ze skargą do władz publicznych w przypadku braku odpowiedzi. Przedstaw swoją prośbę tak dokładnie, jak to możliwe, nawet jeśli odbiorca wyraźnie nie chce jej spełnić. A jeśli odpowiedź nigdy nie nadejdzie (lub jeśli otrzymasz oficjalną odmowę podania danych), będziesz musiał uciec się do poważniejszych środków - na przykład napisania listu ostrzegawczego.

W przepływie pracy biznesowej format listu z prośbą jest używany bardzo często, gdy konieczne staje się uzyskanie zgody drugiej strony lub określonej usługi od niej. Gotowe próbki i przykłady do różnych sytuacji, a także zasady pisania takich listów znajdziesz w tym artykule.

Tradycja i zasady pisania wniosku rozwinęły się wyłącznie w praktycznym zarządzaniu dokumentami – tj. na poziomie legislacyjnym nie zatwierdzono żadnych formularzy ani instrukcji. Ogólnie jednak należy przestrzegać następującej struktury:

1. Jak zwykle, najpierw wypełnia się „nagłówek”, który wskazuje pełną nazwę organizacji wysyłającej wraz z odpowiednimi danymi kontaktowymi, a także nazwisko konkretnego pracownika (zwykle dyrektora firmy) oraz imię i nazwisko odbiorcy organizacja.
2. Następnie następuje sam tekst, który składa się z opisu sytuacji i uzasadnienia wniosku. Tekst powinien być jak najkrótszy - zwykle wystarczą 1-2 akapity. Ważne jest, aby konkretnie i jednoznacznie sformułować swoją prośbę, tak aby rozmówca dobrze zrozumiał istotę Twojego odwołania.
3. Następnie następuje podpis, transkrypcja podpisu i data sporządzenia.

W związku z tym jest sporządzany zgodnie ze standardową wersją dla takich dokumentów - formularz podano poniżej.

Gotowa próbka może służyć jako przykład.

NOTATKA. Decyzję o wskazaniu lub nie wskazaniu nazwy dokumentu (tj. Napisz w środku „List z prośbą”) podejmuje sam nadawca. Z reguły jest to konieczne w przypadkach, gdy należy podkreślić charakter dokumentu i cel, który jedna firma stara się osiągnąć od drugiej.

Ponieważ w tym przypadku mówimy o tym, że jedna firma liczy na jakąś usługę lub nawet ustępstwo ze strony swojego partnera, to oczywiście napisanie listu, jego zaprojektowanie, a nawet wysłanie należy potraktować bardzo poważnie. Każdy szczegół może zrobić wrażenie, dlatego lepiej wziąć pod uwagę nawet te niuanse, które na pierwszy rzut oka są nieistotne:

1. Przede wszystkim lepiej wysłać go pocztą tradycyjną - zwykłą pocztą rosyjską lub jeszcze lepiej prywatną organizacją, która dostarcza korespondencję od drzwi do drzwi i znacznie szybciej. Wiadomość w formie elektronicznej, a tym bardziej przesyłana faksem, jest często postrzegana bardziej bezosobowo jako spam.
2. Ponadto fizyczny sposób wydania dokumentu (tj. jako zwykła przesyłka pocztowa) pozwala wywrzeć korzystne wrażenie ze względu na droższy papier, kopertę, znaczek i inne sposoby rejestracji.
3. Do napisania tekstu zawsze wybierany jest papier firmowy - pozwala to nadać prośbie więcej formalności.
4. W tekście lepiej unikać oczywistych biurokratyzmów – tj. zestaw słów i wyrażeń, które są powszechnie używane w środowisku biznesowym. Dosłownie „wysuszają” historię i robią generalnie negatywne wrażenie. Można je łatwo zastąpić bardziej oryginalnymi opcjami – na przykład „Proszę rozważyć” do „Mam nadzieję na zrozumienie i pomoc w rozwiązaniu tego problemu”.
5. Na koniec warto trzymać się tradycji korespondencji biznesowej w ogóle, tj. tekst jest głównie napisany w formalnym stylu biznesowym. Liryczne dygresje, zbyt złożone konstrukcje składniowe, podwójne (w znaczeniu) frazy nie powinny być. Należy zadbać o to, aby rozmówca bardzo łatwo odebrał przekaz – zarówno pod względem zrozumienia, jak i psychologii.

RADA. Jeśli istnieje możliwość napisania tekstu odręcznie, lepiej skorzystać z tej metody. Odręczny list pozwala odróżnić go od tła wszystkich innych. Pisanie lepiej jednak powierzyć specjaliście znającemu techniki kaligrafii.

Odmiany

W zależności od konkretnej sytuacji istnieją różne rodzaje listów. Większość próśb dotyczy kwestii finansowych, takich jak rabat, obniżenie opłaty za usługę, odroczenie terminu. Mniejsza część próśb poświęcona jest pomocy w rozwiązaniu wszelkich innych spraw. Poniżej omówiono najczęstsze przypadki i gotowe przykłady listów.

O podziale środków

Prośba o pieniądze, nawet na cele charytatywne, to dość poważna prośba. Dlatego przy sporządzaniu ważne jest jak najdokładniej opisać sytuację, a ponadto jasno wskazać, na co dokładnie potrzebne są pieniądze iz jakiego powodu nie można ich wziąć z innego źródła.

Podczas kompilacji możesz wziąć taką próbkę jako podstawę.

Z organizacji pozarządowej „Tęcza”

Członek Zgromadzenia Ustawodawczego

Petersburg Milosznikow I.N.

Drogi Ilji Nikołajewiczu! Witamy dyrektora organizacji non-profit Raduga.” Nasza organizacja powstała w 2012 roku i przez te wszystkie lata nieprzerwanie udziela pomocy finansowej dzieciom cierpiącym na ostre formy białaczki. Głównym kierunkiem naszej działalności jest zakup odpowiednich leków oraz realizacja skomplikowanych operacji.

Przez te wszystkie lata głównym źródłem finansowania naszej działalności było przedsiębiorstwo LLC „…”. Jednak w kwietniu bieżącego 2017 r. wielkość dofinansowania gwałtownie spadła iw tej chwili nie możemy prowadzić akcji charytatywnych w tej samej wysokości.

Według naszych danych roczny budżet funduszu, biorąc pod uwagę prywatne darowizny, powinien wynosić 10 mln rubli. Tym samym w związku z zakończeniem finansowania konieczne jest pokrycie różnicy w wysokości 8 mln rubli. rocznie. Liczymy na Państwa współpracę, ponieważ w tej chwili nie ma możliwości znalezienia sponsorów.

Z poważaniem, Svetozarov V.K.

O dostawie towaru

Tutaj ważne jest wykazanie zainteresowania i chęci współpracy. Dlatego musisz znaleźć odpowiednie słowa, aby rozmówca był nasycony zaufaniem i podjął odpowiednią decyzję. Jako podstawę możesz pobrać taką próbkę.

Dyrektor Generalny LLC „…”

Niekrasow N.K.

Od dyrektora firmy LLC „…”

Elizarowa V.M.

Pozdrowienia, Nikołaj Konstantinowicz! Na regionalnej wystawie rolniczej, która odbyła się w maju tego roku nasza firma zainteresowała się oferowanymi przez Państwa próbkami maszyn i urządzeń.

Chcielibyśmy rozpocząć współpracę z Państwem od dostarczenia próbnej partii towaru (pełna lista stanowi osobny dokument do niniejszego pisma). Gwarantujemy terminowe płatności za towary i usługi. Liczymy na długą i obopólnie korzystną współpracę.

Nasze dane kontaktowe:

Z poważaniem Elizarow V.M.

O zniżce

Obecnie jest to dość powszechny typ, ponieważ warunki ekonomiczne pogorszyły się na wiele sposobów. Jak pokazuje doświadczenie, przekonanie kontrahenta do udzielenia rabatu jest szczególnie dobre w takich przypadkach:

• jeśli firmy współpracują od dłuższego czasu, np. dłużej niż rok;
• w przypadku jednorazowego zakupu dużej ilości towarów.

do CEO

Avantage LLC Filippov G.V.

Od dyrektora Veres LLC

Aleksandrowa K.N.

Witaj, Giennadiju Wiktorowiczu. Z przyjemnością odnotowujemy fakt, że nasze firmy współpracują już od ponad 2 lat. Wyrażamy naszą wdzięczność za niezmiennie wysoką jakość usług, a także za pomoc w rozwiązaniu szeregu bieżących problemów.

Wierzymy, że nie jest dla Państwa tajemnicą, że w ciągu ostatniego roku sytuacja gospodarcza w naszej niszy rynkowej uległa znacznemu pogorszeniu. Niestety w tej chwili mamy do czynienia z pewnym brakiem dochodów, co wiąże się ze spadkiem zysku kwartalnego.

W związku z powyższymi okolicznościami liczymy na Państwa zrozumienie i zgodę na udzielenie 10% rabatu na usługi, które będą świadczone w kolejnym roku kalendarzowym 2018. Oczywiście taki środek ma charakter tymczasowy i jesteśmy zobowiązani do pełnej współpracy na wzajemnie korzystnych warunkach w przypadku ustabilizowania się sytuacji gospodarczej.

Z poważaniem Aleksandrow K.N.

O obniżeniu czynszu

W takim przypadku uzasadnienie Twojej prośby w liście będzie w przybliżeniu takie samo, jak omówiono w poprzednim przykładzie.

do CEO

Avantage LLC Filippov G.V.

Od dyrektora Veres LLC

Aleksandrowa K.N.

Witaj, Giennadiju Wiktorowiczu. W roku obrotowym zakończonym w 2016 roku nasza firma poniosła straty, które przekroczyły oczekiwania o 10%. Jesteśmy zmuszeni stwierdzić, że naszą firmę dotknął kryzys finansowy. Przekłada się to na spadek przepływu klientów o 15-20% właścicieli.

W związku z tym liczymy na Państwa zgodę na udzielenie 10% rabatu na czynsz. Pragnę zwrócić uwagę na fakt, że jesteśmy dość dużymi najemcami, a jednocześnie przez cały okres naszej pięcioletniej współpracy nie dopuściliśmy do ani jednej zwłoki w zapłacie, a także wypełniliśmy wszystkie inne warunki umowy. Wychodzimy z założenia, że ​​środek ten ma charakter tymczasowy, dlatego jesteśmy gotowi do dalszego uiszczania opłaty w całości, gdy tylko sytuacja na rynku się ustabilizuje.

Z poważaniem Aleksandrow K.N.

O odroczonej płatności

W takim przypadku ważne jest, aby przyznać, że naprawdę nie dokonałeś płatności na czas i szczegółowo wyjaśnić przyczynę. Oczywiście trzeba dokładnie określić warunki spłaty całej kwoty.

Dyrektor LLC „Gruzodar”

Vakulov N.Yu.

Od dyrektora Parabolia LLC

Aksakowa T.G.

Witaj, drogi Nikołaju Jurjewiczu. We wrześniu 2017 r. nie dokonaliśmy kolejnej płatności za Twoje usługi w wysokości 100 000 rubli. Oficjalnie poinformowaliśmy Cię o braku możliwości dokonania płatności z miesięcznym wyprzedzeniem. Na ten moment wyjaśniamy, że firma znalazła środki na wpłatę. Prosimy o rozłożenie rat na dwa miesiące: październik i listopad (po 50 000 rubli).

Nie cofniemy się przed zobowiązaniami finansowymi i długami i zwracamy uwagę na fakt, że przez wszystkie 3 lata naszej współpracy nigdy nie naruszyliśmy umowy. Liczymy na Państwa zrozumienie i liczymy na dalszą obopólnie korzystną współpracę.

Z poważaniem, Aksakov T.G.

Proszę zapłacić za inną firmę

Takie żądania mogą pojawić się, gdy jedna firma zobowiązuje się do wypełnienia zobowiązań finansowych innej firmy na określonych warunkach. Jako przykład możesz użyć tego szablonu.

IP Błagodarow A.K.

z IP Inina A.A.

Witaj, drogi Anatolij Konstantinowiczu. Jak wiesz, masz wobec mnie dług w wysokości 100 000 rubli. W ciągu ostatniego roku obrotowego miałem również dług wobec 3 firm w wysokości 50 000 rubli. Sugeruję, abyś spłacił mój dług w całości. Ze swojej strony gwarantuję spłatę całego salda Twojego zadłużenia przez okres 6 miesięcy.

Dziękujemy za list od... W odpowiedzi informujemy...
Oprócz naszego listu z dnia… tego roku. ogłaszamy, że...
W odpowiedzi na Pański list informujemy, że... W potwierdzeniu naszej rozmowy telefonicznej, która miała miejsce... w tym roku, informujemy, że...
W potwierdzeniu naszego telegramu z... informujemy, że...
W związku z Pana listem z dnia... informujemy, że z przykrością...
Wyrażamy zadowolenie z szybkiej odpowiedzi na nasze zapytanie.
Niestety nadal nie otrzymaliśmy od Państwa odpowiedzi na nasze pismo z dnia... i ponownie musimy przypomnieć (zapytać) o...
Chcielibyśmy poinformować, że...
Dziękujemy (jesteśmy wdzięczni) za usługę (pomoc, wsparcie).
Jesteśmy zmuszeni zawiadomić (przypomnieć)...
Niezmiernie nas dziwi Pański list z dnia..., w którym informuje Pan, że...
Otrzymaliśmy Twój list z… tego roku, z którego z przyjemnością dowiedzieliśmy się, że…
Otrzymaliśmy Pański list od... wraz z załączonymi do niego dokumentami.
Żałujemy (przepraszamy) twojej odmowy (cisza) ...
Byliśmy zaskoczeni, gdy dowiedzieliśmy się z twojego telegramu, że...
Niniejszym raz jeszcze przypominamy (raportujemy), że...
Niniejszym potwierdzamy, że otrzymaliśmy Twój list z dnia... i daj nam znać, że...
Potwierdzamy otrzymanie Pańskiego listu od... wraz ze wszystkimi załącznikami.
Na Twoją prośbę przesyłamy...
Proszę przyjąć nasze przeprosiny za...
Przyjmujemy do wiadomości Pańskie pismo z dnia... i informujemy, że...
Przepraszamy za opóźnienie w odpowiedzi na Twój e-mail...
Informujemy... Informujemy...

Przykłady zwrotów, które mogą stanowić podstawę listu biznesowego

Twoje zamówienie zostanie zrealizowane, jeśli...
Twoja prośba (propozycja) jest rozpatrywana. Po otrzymaniu wyników przeglądu niezwłocznie Cię o tym poinformujemy.
Twoja propozycja zostanie przyjęta z przyjemnością (wdzięczność), jeśli zgodzisz się na wprowadzenie zmian ...
Twoja prośba o... spełniona...
W odpowiedzi na Twój list z dnia ... informujemy, że Twoja prośba o dostawę ... została pozytywnie rozpatrzona.
W odpowiedzi na Państwa prośbę (zamówienie) z przykrością informujemy (jesteśmy zmuszeni poinformować), że nie jesteśmy w stanie (nie możemy) go spełnić z uwagi na następujące okoliczności.
Niestety, Twoja prośba nie może zostać uwzględniona z następujących powodów.
Niestety jesteśmy zmuszeni odrzucić Twoją ofertę. Potrzebujemy więcej informacji o...
Prosimy o podanie terminów...
Niniejszym informujemy, że Państwa oferta została przyjęta...
Zwracamy się z prośbą o przesłanie...
Prosimy o poinformowanie nas o...
Prosimy o poinformowanie nas o swojej decyzji w sprawie...
Prosimy o informację, czy nasza oferta na...
Zwracamy się do Państwa z uprzejmą prośbą o przyspieszenie realizacji zobowiązań...

List z prośbą- jest to prośba o uzyskanie niezbędnych informacji, towarów, usług, dokumentów, udzielenie rekomendacji, zorganizowanie spotkania itp. Przy jej sporządzaniu konieczne jest uzasadnienie konieczności spełnienia prośby. Może być adresowana do konkretnej osoby lub osoby prawnej - organizacji. Może to zawierać więcej niż jedno żądanie.

Jak napisać pismo z prośbą

Wniosek ma budowę zbliżoną do ogólnej i jest niemal identyczny pod względem formy. Jego rejestracja odbywa się na papierze firmowym organizacji. Zwykle jest podpisany przez kierownika organizacji lub osobę upoważnioną.

Przykłady zwrotów z listów biznesowych - prośby

Powód prośby:

• W połączeniu z…
• Rozważając…
• Ze względu na…
• Na podstawie…
• W celu…
• Na podstawie…
• Według…
• Zgodnie z…

Tekst zapytania:

• Proszę o rozważenie / przekazanie / przeprowadzenie / zgłoszenie / poinformowanie / pilne przesłanie...
• Prosimy o…
• Zwracamy się do Państwa z prośbą o pomoc w...
• Prosimy o wyrażenie zgody na…
• Was też prosimy….

Pismo z prośbą wymaga napisania listu z odpowiedzią.

wzór pisma z prośbą

Informujemy, że Pan Leskov N.S. przylatuje do Moskwy 15 marca, uprzejmie prosimy o umówienie się na spotkanie i rezerwację pokoju hotelowego na 2 dni. Pan Leskow N.S. przylatuje lot 1583.

Bylibyśmy również wdzięczni za zorganizowanie mu spotkania z klientami podczas jego wizyty.

Sporządzenie listu motywacyjnego określonej próbki w przypadku wysyłania dokumentów do firm lub urzędów jest krokiem opcjonalnym, ale pożądanym. O tym, jak poprawnie opracować poprawną formę takiego dokumentu i niektóre niuanse pracy z nim - już teraz.

Dokument jest sporządzany w dowolnej formie, ponieważ nie ma jednolitej próbki. Głównym celem jest przekazanie adresatowi prawidłowego wyobrażenia o tym, jakiego rodzaju dokumenty zostały wysłane i, co najważniejsze, jaki cel przyświeca nadawcy.

Chociaż firma nie jest formalnie zobowiązana do pisania listów motywacyjnych, to jednak w obiegu dokumentów biznesowych jest to dość ugruntowana norma, której należy przestrzegać. Pozwala rozwiązać kilka problemów jednocześnie:

1. Przede wszystkim zawiera główne wyjaśnienia nadawcy, które chce przekazać adresatowi. W tym przypadku ma to znaczenie, ponieważ korespondencja biznesowa jest komunikacją pośrednią, która powinna być niezwykle jasna dla obu stron.
2. List motywacyjny zawiera również wykaz dokumentów – w rzeczywistości wykaz z pełnym imieniem i nazwiskiem oraz liczbą przesłanych dokumentów jest zduplikowany. Eliminuje to ewentualne błędy projektowe.
3. Określenie spisu dokumentów pozwala uniknąć pewnych trudności w ich odtworzeniu w przypadku ich utraty. Dodatkowo wskazuje numery dokumentów wychodzących i przychodzących, dzięki czemu można je łatwo odnaleźć i kontrolować kierunek ruchu.
4. Wreszcie adresat, który zaakceptował nie tylko dokumenty, ale i list przewodni do nich, będzie mógł szybko zrozumieć istotę życzeń nadawcy i szybko na nie odpowiedzieć adekwatnie do sytuacji.

Można więc powiedzieć, że właściwe zaprojektowanie listu przewodniego do dokumentów, stworzenie własnych jednolitych wzorów, aby proces ujednolicenia leżało w interesie samego nadawcy.

Wzór listu motywacyjnego 2019

Pomimo tego, że nie ma zatwierdzonej formy takiego dokumentu, a każda organizacja ma prawo określić sposób jego sporządzenia, istnieją ogólnie przyjęte zasady, których należy przestrzegać.

1. W nagłówku, jak zwykle, podane są pełne oficjalne nazwiska adresata („Do ...”) i nadawcy („od ...”).
2. Następnie pojawia się notatka o numerze, na który list jest zarejestrowany w firmie nadawcy.
3. Następnie pojawia się właściwy tekst dokumentu. Bardzo ważne jest, aby poprawnie rozpocząć frazę. W tym przypadku są 3 opcje:

• „wysyłanie do ciebie”- w przypadkach, gdy dokumentacja jest wysyłana do tych samych firm (np. kontrahentów);
• „Przedstawiamy wam”- pismo kierowane jest do urzędu skarbowego, sądów, centrali - tj. wszystkie instytucje o wyższej pozycji;
• „wysyłamy cię”- jeśli mówimy o dokumentach, które są wręcz przeciwnie przesyłane do podległych działów (na przykład działów, oddziałów tej samej firmy).

1. Po określeniu celu wysłania należy podać pełną listę dokumentów (inwentarza), która jest dogodnie przedstawiona w formie tabeli. Powinien zawierać następujące kolumny:

• pełna nazwa dokumentu;
• Liczba kopii;
• w razie potrzeby wskazuje się również w jakiej formie dokument został przesłany – oryginał czy kopia (uwierzytelniona lub nie).

1. Na końcu tabeli wskazana jest łączna liczba dokumentów przesłanych wraz z listem przewodnim.
2. Na koniec wskazany jest załącznik, który zawiera listę dodatkowych dokumentów, jeśli takie istnieją, które są również wysyłane do adresata. Ważne jest, aby zrozumieć, że słowo „wniosek” jest pisane w liczbie pojedynczej tylko wtedy, gdy jest tylko jeden dokument. Jeśli dokumenty są w liczbie mnogiej, wówczas pisze się „Załączniki”. Wraz z tytułem dokumentu są:

• datę akceptacji dokumentu;
• łączną liczbę wysłanych kopii;
• liczba stron w każdym dokumencie (zapisana jest całkowita liczba arkuszy dla wszystkich kopii);
• w razie potrzeby wskaż potrzebę oprogramowania układowego.

List przewodni do dokumentów podpisuje nie tylko dyrektor generalny, ale także odpowiednia upoważniona osoba, niezależnie od jego wzoru. Podpis tradycyjnie składa pracownik, którego czynności związane są bezpośrednio z przesyłanymi dokumentami:

1. Dyrektor generalny lub kierownik oddziału, pododdziału podpisuje dokumenty ogólnego obiegu, odnoszące się bezpośrednio do całej firmy, a także dokumenty o szczególnym znaczeniu (np. roczne sprawozdania przesyłane do centrali).
2. Główny księgowy podpisuje pisma, które towarzyszą dokumentom finansowym - zazwyczaj trafiają one do urzędu skarbowego.
3. Prawnik wewnętrzny firmy wysyła listy przewodnie w przypadku dokumentów, które są związane np. z postępowaniem sądowym, zawarciem umów z potencjalnymi kontrahentami itp.

NOTATKA. W przypadkach, gdy mówimy o masowej wysyłce dokumentów tego samego rodzaju (na przykład kilku faktur lub umów tego samego rodzaju z kontrahentami), można je połączyć w jedną grupę i wpisać łączną liczbę arkuszy we wszystkich kopiach naraz .

Jak zarejestrować list motywacyjny

Ważne jest przestrzeganie specyfiki etykiety biznesowej w zakresie projektowania listów motywacyjnych - po pierwsze lepiej jest użyć tego samego wzoru, szablonu dokumentu, a ze strony tej samej osoby, której podpis znajduje się na samym liście, nadawcy.

Jest wysyłany pocztą rosyjską lub pocztą prywatną - z reguły lepiej jest to zrobić listem poleconym. Należy wpisać numer przesyłki, który jest odnotowywany w dzienniku obiegu dokumentów firmy wysyłającej. Pod tym numerem adresowym już umieszcza swój numer – a tym samym znacznie zmniejsza się ryzyko pomyłki.

Z reguły list przewodni wydawany jest w co najmniej 2 egzemplarzach – 1 dla adresata, 1 dla nadawcy. Taki dokument jest przechowywany przez okres, którego celowość i czas trwania określa sama firma. Zwykle w nowoczesnym obiegu firm wszystkie dokumenty są archiwizowane w formie elektronicznej - pozwala to szybko je znaleźć i bezpiecznie przechowywać do momentu, gdy będą potrzebne.

Czas odpowiedzi

Jeśli chodzi o czas odpowiedzi, jest to mniej jednoznaczne pytanie. Z jednej strony obowiązuje ogólna zasada, zgodnie z którą czas rozpatrywania wszelkich odwołań do organów państwowych, jak również do firm, spółek, stowarzyszeń publicznych nie powinien przekraczać 1 miesiąc, tj. 30 dni kalendarzowych. Odliczanie rozpoczyna się od dnia roboczego następującego po dniu, w którym przesyłka dotarła do adresata.

Z drugiej strony bardzo często w praktyce zdarzają się przypadki, gdy nadawca oczekuje od adresata jak najszybszej odpowiedzi na jego prośbę. Następnie należy osobno spisać takie życzenie, na przykład: „Uprzejmie prosimy o podpisanie niezbędnych dokumentów i udzielenie merytorycznej odpowiedzi w ciągu 7 dni roboczych”. Jeśli mówimy o oddziale, jednostce strukturalnej bezpośrednio podporządkowanej nadawcy, sformułowanie jest bardziej kategoryczne: „Termin na odpowiedź to 3 dni robocze od dnia oficjalnego zawiadomienia o otrzymaniu niniejszego listu przewodniego”.

NOTATKA. Jeśli umowa między firmami początkowo przewiduje określoną procedurę rozpatrywania roszczeń, przedsądowe rozstrzyganie ewentualnych sporów, konieczne jest przejście od ich tekstu takich umów. Poniżej przedstawiono przykładowy tekst.

Procedura przechowywania

Listy motywacyjne to prywatne dokumenty organizacji, których treść może ujawnić lub sklasyfikować według własnego uznania (dotyczy to zarówno dokumentów przychodzących, jak i wychodzących). Dlatego wybór konkretnego sposobu przechowywania zależy od decyzji kierownictwa.

Ogólnie przestrzegane są następujące zasady:

1. Ponieważ główne znaczenie prawne ma nie sam list motywacyjny i jego wzór, ale poprzedzające go dokumenty, główną uwagę przywiązuje się do ich bezpieczeństwa.
2. Po wycofaniu wszystkich załączników (czyli samych dokumentów) okres ich przechowywania ustalany jest indywidualnie.
3. W niektórych przypadkach firmy tworzą specjalny folder „Listy przewodnie”, w którym umieszczają odpowiednią dokumentację. Ta opcja jest odpowiednia dla małych firm z małymi przepływami pracy.
4. Jeżeli obieg dokumentów jest zbyt duży, a firma posiada kilka oddziałów, wówczas sporządzane są specjalne nomenklatury spraw – tj. listy dokumentów pogrupowane według ogólnego przeznaczenia, na przykład „Umowy dostawy”, „Umowy najmu”, „Sądowe” itp.

Dlatego najlepszym wyjściem jest stworzenie własnego, pojedynczego wzoru listów przewodnich do dokumentów i zorganizowanie systemu przechowywania adekwatnego do wielkości obiegu dokumentów w firmie.